Право первой подписи на каких документах

Право первой подписи на каких документах

Дата публикации 28.08.2019

В учреждениях, подведомственных управлению, проводится централизация учета. Создан МУК «Центр бухгалтерского учета отрасли». Кому принадлежит право первой и второй электронной подписи (ЭП) финансовых документов обслуживаемых учреждений? Можно ли по доверенности передавать ЭП директора в центр бухгалтерского учета для подписания финансовых документов и отчетности, которая передается по электронным каналам связи?

Частью 3 ст. 7 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ (далее — Закон № 402-ФЗ) установлено право передавать ведение бюджетного и бухгалтерского учета другому учреждению (централизованной бухгалтерии) (п. 5 инструкции, утв. приказом Минфина России от 01.12.2010 № 157н). Однако в таком случае учреждение на основании договора (соглашения) передает иной организации только полномочия по ведению учета и формированию отчетности. Иные полномочия, возложенные на учреждение, передать иной организации (централизованной бухгалтерии) нельзя (см., например, письмо Минфина России от 30.06.2017 № 02-02-05/42411).

Бухгалтерская (финансовая) отчетность считается составленной после подписания ее руководителем экономического субъекта (ч. 8 ст. 13 Закона № 402-ФЗ). При этом в соответствии со ст. 3 Закона № 402-ФЗ руководитель экономического субъекта — лицо, которое является единоличным исполнительным органом экономического субъекта, либо лицо, ответственное за ведение дел экономического субъекта, либо управляющий, которому переданы функции единоличного исполнительного органа.

Единые требования к составлению бюджетной отчетности, отчетности государственных (муниципальных) бюджетных (автономных) учреждений установлены приказами Минфина России от 28.12.2010 № 191н, от 25.03.2011 № 33н (далее — Инструкции № 191н, 33н).

В случае передачи руководителем учреждения полномочий по ведению бухгалтерского (бюджетного) учета и составления на его основе отчетности по договору (соглашению) другому учреждению или организации (централизованной бухгалтерии) бухгалтерская отчетность составляется и представляется централизованной бухгалтерией от имени учреждения в порядке, предусмотренном инструкциями № 191н, 33н (п. 6 Инструкции № 191н, п. 5 Инструкции № 33н).

Бухгалтерская отчетность, составленная централизованной бухгалтерией, подписывается руководителем учреждения, передавшего ведение учета, руководителем и главным бухгалтером (бухгалтером-специалистом) централизованной бухгалтерии, осуществляющей ведение бухгалтерского учета и (или) формирование бухгалтерской отчетности. Аналогичные положения содержатся в п. 8 СГС «Учетная политика, оценочные значения и ошибки», утв. приказом Минфина России от 30.12.2017 № 274н.

Электронная подпись — это информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и используется для определения лица, подписывающего информацию (п. 1 ст. 2 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ, далее — Закон № 63-ФЗ). Использование электронной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом и иными правовыми актами или соглашением сторон (п. 2 ст. 160 ГК РФ).

Законодательство не содержит запрета на передачу ЭП и права подписи финансовых документов и отчетности по доверенности. Вместе с тем, исходя из ч. 8 ст. 7 Закона № 402-ФЗ, руководитель экономического субъекта (в т.ч. учреждения, передавшего ведение бухгалтерского учета централизованной бухгалтерии) единолично несет ответственность за достоверность представления финансового положения экономического субъекта на отчетную дату, финансового результата его деятельности и движения денежных средств за отчетный период.

Таким образом, законодательство не запрещает передавать электронную подпись руководителя обслуживаемого учреждения в центр бухгалтерского учета для подписания финансовых документов и отчетности. Однако вне зависимости от того, кто составляет и подписывает бухгалтерскую отчетность, ответственность за ее достоверность несет руководитель учреждения. Разъяснения содержатся в письмах Минфина России от 17.05.2019 № 02-07-10/35722, от 02.04.2019 № 02-06-05/22824.

По нашему мнению, право первой подписи целесообразно оставить за руководителем обслуживаемого учреждения. Это позволит учреждению контролировать хозяйственные операции и корректность их отражения в учете, поскольку именно учреждение обладает исходной информацией о фактах хозяйственной жизни и особенностях деятельности. Правом второй подписи может быть наделен главный бухгалтер (бухгалтер) централизованной бухгалтерии, ответственный за обслуживание учреждения.

Источник: http://its.1c.ru/db/content/budquest/src/28_08_2019_%EF%F0%E0%E2%EE%20%EF%EE%E4%EF%E8%F1%E8_%F6%E5%ED%F2%F0%E0%EB%E8%E7%E0%F6%E8%FF.htm

Право первой подписи на каких документах

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с ЗАО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

В рамках круглого стола речь пойдет о Всероссийской диспансеризации взрослого населения и контроле за ее проведением; популяризации медосмотров и диспансеризации; всеобщей вакцинации и т.п.

«Лекторы – ведущие эксперты, непосредственные разработчики законов:
В. В. Витрянский, Л. Ю. Михеева, Е. А. Суханов, А. А. Маковская. Принять участие можно очно/ онлайн или в записи, в любой точке страны!»

В ООО (малое предприятие) право первой подписи принадлежит генеральному директору и главному инженеру. Ведение бухгалтерского учета в организации возложено на главного бухгалтера, а его подпись в карточке с образцами подписей отсутствует. Какие риски несет ООО, если в карточке с образцами подписей нет подписи главного бухгалтера?

В соответствии с п. 1 ст. 847 ГК РФ права лиц, осуществляющих от имени клиента распоряжения о перечислении и выдаче средств со счета, удостоверяются клиентом путем представления банку документов, предусмотренных законом, установленными в соответствии с ним банковскими правилами и договором банковского счета.

В целях распоряжения средствами на расчетном счете таким документом является карточка с образцами подписей и оттиском печати, оформление которой предусмотрено Инструкцией Центрального Банка России от 14.09.2006 N 28-И «Об открытии и закрытии банковских счетов, счетов по вкладам (депозитам)» (далее — Инструкция).

Согласно п. 7.5 Инструкции право первой подписи принадлежит руководителю клиента — юридического лица (единоличному исполнительному органу), а также иным лицам (за исключением главного бухгалтера клиента — юридического лица и (или) лицам, уполномоченным на ведение бухгалтерского учета, на основании распорядительного акта руководителя юридического лица лиц), наделенным правом первой подписи распорядительным актом руководителя юридического лица, либо на основании доверенности, выдаваемой в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

В соответствии с п. 7.6 Инструкции право второй подписи принадлежит главному бухгалтеру клиента (юридического лица) и (или) лицам, уполномоченным на ведение бухгалтерского учета, на основании распорядительного акта клиента — юридического лица.

Следовательно, главному бухгалтеру организации и (или) лицам, уполномоченным на ведение бухгалтерского учета, предоставляется право вслед за подписью руководителю организации (иных лиц) ставить вторую подпись на документах о перечислении и выдаче денежных средств с банковского счёта.

Необходимо отметить, что, если руководитель клиента — юридического лица ведет в случаях, предусмотренных законодательством РФ, бухгалтерский учет лично, в карточке проставляется собственноручная подпись (подписи) лица (лиц), наделенного(ых) правом только первой подписи. При этом в карточке напротив поля «Вторая подпись» в полях «Фамилия, имя, отчество» и «Образец подписи» указывается, что лицо, наделенное правом второй подписи, отсутствует (п. 7.10 Инструкции).

Руководитель экономического субъекта (кроме субъекта малого и среднего предпринимательства), за исключением кредитной организации, обязан возложить ведение бухгалтерского учета на главного бухгалтера или иное должностное лицо этого субъекта либо заключить договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета (ч. 3 ст. 7 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). Соответственно, руководители организаций (кроме субъектов малого и среднего предпринимательства) не вправе возлагать на себя ведение бухгалтерского учета (в том числе частично).

В рассматриваемом случае организация является субъектом малого предпринимательства, поэтому данный запрет на организацию не распространяется.

Вместе с тем, как указано в вопросе, организация имеет в штате главного бухгалтера, на которого возложено ведение бухгалтерского учёта.

Принимая во внимание то обстоятельство, что в рассматриваемой ситуации ведение бухгалтерского учёта возложено на главного бухгалтера, его подпись должна указываться в качестве второй подписи на карточке с образцами подписей и оттиском печати.

В силу п. 1 ст. 30 Закона N 402-ФЗ до утверждения органами государственного регулирования бухгалтерского учета федеральных и отраслевых стандартов, предусмотренных Законом N 402-ФЗ, применяются правила ведения бухгалтерского учета и составления бухгалтерской отчетности, утвержденные уполномоченными федеральными органами исполнительной власти и Центральным банком Российской Федерации, в части, не противоречащей Закону N 402-ФЗ (информация Минфина России N ПЗ-10/2012 «О вступлении в силу с 1 января 2013 г. Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»).

В соответствии с абз. 2, 3 п. 14 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина РФ от 29.07.1998 N 34н документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами. Без подписи главного бухгалтера или уполномоченного им на то лица денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению (за исключением документов, подписываемых руководителем федерального органа исполнительной власти, особенности оформления которых определяются отдельными указаниями Минфина России).

Таким образом, без подписи главного бухгалтера расчётные документы недействительны.

Кроме того, в соответствии с п. 1 ч. 8 ст. 7 Закона N 402-Ф и п. 14 Положения N 34н в случае разногласий между руководителем организации и главным бухгалтером по осуществлению отдельных хозяйственных операций документы по ним могут быть приняты к исполнению с письменного распоряжения руководителя организации, который несет всю полноту ответственности за последствия осуществления таких операций.

Как видно, законодательством предусмотрено, что главный бухгалтер может не принимать к учету и не подписывать первичные документы по тем операциям, которые, по его мнению, противоречат законодательству, при этом он не будет нести ответственности за противозаконные или ошибочные действия.

Необходимо также отметить, что в п. 2.1 Положением ЦБР от 12.10.2011 N 373-П «О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации» (далее — Положение N 373-П) указано на то, что кассовые документы юридического лица, индивидуального предпринимателя оформляются:

— бухгалтером или другим работником (в том числе кассиром), определенным руководителем по согласованию с главным бухгалтером (при наличии) путем издания распорядительного документа юридического лица, индивидуального предпринимателя (далее — бухгалтер);

— руководителем (при отсутствии главного бухгалтера и бухгалтера).

Соответственно, при наличии в организации главного бухгалтера последний подписывает приходные и расходные кассовые ордера (п. 2.2 Положения N 373-П).

Таким образом, расчетные документы без подписи главного бухгалтера являются недействительными и не должны приниматься к исполнению.

При этом в соответствии с абзацем вторым п. 1.1 Положения Банка России от 19.06.2012 N 383-П «О правилах осуществления перевода денежных средств» (далее — Положение N 383-П) перевод денежных средств осуществляется в рамках следующих форм безналичных расчетов:

— расчетов платежными поручениями;

— расчетов по аккредитиву;

— расчетов инкассовыми поручениями;

— расчетов в форме перевода денежных средств по требованию получателя средств (прямое дебетование);

— расчетов в форме перевода электронных денежных средств.

Как следует из приложения 1 к Положению N 383-П, в поле 44 платежного поручения на бумажном носителе проставляются подписи (подпись) уполномоченных лиц плательщика согласно заявленным банку образцам в карточке.

Таким образом, в общем случае банк сможет при получении от клиента расчетного документа выявить несоответствие сведений, содержащихся в карточке, образцам подписей и оттиска печати.

Если в рассматриваемом случае в поле 44 расчётного документа будет проставлена только одна подпись — руководителя компании, то получить информацию о том, что в штате компании имеется главный бухгалтер, банк может и иным образом.

Согласно абзацу третьему п. 2 постановления Пленума Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации от 19.04.1999 N 5, если иное не установлено законом или договором, банк несет ответственность за последствия исполнения поручений, выданных неуполномоченными лицами (и в тех случаях, когда с использованием предусмотренных банковскими правилами и договором процедур банк не мог установить факта выдачи распоряжения неуполномоченными лицами).

В то же время банк не несет ответственности за операции, совершенные по распоряжению лиц, указанных в карточке, если клиентом в порядке, предусмотренном договором банковского счета, их полномочия не отменены, в частности, если клиентом не была своевременно переоформлена карточка с образцами подписей распорядителя счета (смотрите постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 04.04.2012 N 09АП-5402/12).

Обязанность клиента оповещать банк о тех или иных изменениях, в том числе и о лицах, имеющих право подписи, как правило, установлена в самом договоре банковского счета.

О том, что при изменении лица, уполномоченного на ведение бухгалтерского учета, организация обязана обратиться в банк и представить новую банковскую карточку, свидетельствует, например, постановление ФАС Уральского округа от 06.05.2013 N Ф09-2883/13 по делу N А60-38438/2012.

На основании абзаца третьего пп. 1.6 Инструкции кредитная организация обязана систематически обновлять информацию, получаемую при идентификации клиентов и выгодоприобретателей, в порядке, установленном законодательством Российской Федерации и банковскими правилами.

После выявления банком информации о том, что в штате организации присутствует главный бухгалтер, но при этом в банковской карточке отсутствует его подпись, банк может отказать принимать к исполнению расчетные документы до представления в банк новой банковской карточки в соответствии с абзацем вторым п. 7.14 Инструкции.

Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

Контроль качества ответа:

Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

Источник: http://www.garant.ru/consult/business/543916/

Вопрос: Бюджетное учреждение передало ведение бухгалтерского учета в централизованную бухгалтерию. Между учреждением и централизованной бухгалтерией заключено соглашение на ведение бухгалтерского учета, по которому учреждение право первой подписи на платежных документах передает директору централизованной бухгалтерии, право второй подписи — главному бухгалтеру централизованной бухгалтерии. Правомерна ли передача права подписи? Нужно ли оформлять доверенность на право первой подписи в платежных поручениях? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, март 2014 г.)

Бюджетное учреждение передало ведение бухгалтерского учета в централизованную бухгалтерию. Между учреждением и централизованной бухгалтерией заключено соглашение на ведение бухгалтерского учета, по которому учреждение право первой подписи на платежных документах передает директору централизованной бухгалтерии, право второй подписи — главному бухгалтеру централизованной бухгалтерии.

Правомерна ли передача права подписи? Нужно ли оформлять доверенность на право первой подписи в платежных поручениях?

В соответствии с ч. 3 ст. 7 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 402-ФЗ) руководитель экономического субъекта обязан возложить ведение бухгалтерского учета на главного бухгалтера или иное должностное лицо этого субъекта либо заключить договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета, если иное не предусмотрено той же частью.

Согласно п. 5 Инструкции по применению единого плана счетов бухгалтерского учета для государственных органов власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений (утверждена приказом Минфина РФ от 01.12.2010 N 157н, далее — Инструкция) руководитель учреждения вправе ведение бухгалтерского учета и составление на его основе отчетности передать в соответствии с законодательством РФ по договору (соглашению) другому учреждению, организации (централизованной бухгалтерии).

Пунктом 8 Инструкции предусмотрено, что первичный учетный документ принимается к бухгалтерскому учету при наличии на документе подписи руководителя субъекта учета или уполномоченного им на то лица. Документы, которыми оформляются факты хозяйственной жизни с денежными средствами, принимаются к отражению в бухгалтерском учете при наличии на документе подписей руководителя субъекта учета и главного бухгалтера или уполномоченных ими на то лиц.

Приведенная норма не предусматривает ни основания, ни порядок передачи полномочий на подписание документов, которыми оформляются факты хозяйственной жизни с денежными средствами (платежных документов), руководителем учреждения иным лицам, в том числе не являющимся работниками этого учреждения. В связи с этим считаем необходимым отметить следующее.

В рамках гражданских правоотношений доверенность выдается в целях представительства, под которым понимается совершение одним лицом (представителем) сделок от имени другого лица (представляемого) в силу имеющегося у представителя полномочия (ст. 182 ГК РФ). В свою очередь, полномочие представляет собой право выступать представителем другого лица, совершать для него юридически значимые действия (постановление Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 30.03.2012 N 15АП-2011/12, N 15АП-2013/2012).

В силу п. 1 ст. 185 ГК РФ доверенностью признается письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу или другим лицам для представительства перед третьими лицами. В доверенности должны быть указаны юридически значимые действия, совершение которых от своего имени и в своих интересах доверитель поручил представителю (постановление Восьмого арбитражного апелляционного суда от 25.04.2011 N 08АП-512/11). Причем гражданское законодательство не требует составлять доверенность именно в виде отдельного документа и не содержит запрета на включение полномочий представителя непосредственно в текст договора, которым оформлены гражданско-правовые отношения между представителем и представляемым. Поэтому полномочия исполнителя по договору возмездного оказания услуг могут быть указаны и в самом договоре. В этом случае они по существу совпадут с предметом договора, предполагающим, в частности, обязанность исполнителя совершить по заданию заказчика определенные действия (ст. 779 ГК РФ).

Таким образом, для передачи полномочий на совершение тех или иных действий, если право на их совершение следует из договора, составлять доверенность в виде отдельного документа, как правило, не обязательно, тем более в случаях, когда наделение лица определенными полномочиями напрямую не связано с представительством. Соответствующие полномочия могут быть указаны непосредственно в тексте договора. Исключением могут быть случаи, когда законодательство предполагает составление доверенности именно как отдельного документа для целей представительства перед третьим лицами (смотрите, например, п. 3 ст. 29 НК РФ).

Нельзя не отметить также, что в силу ч. 1 ст. 19 Закона N 402-ФЗ на экономического субъекта возлагается обязанность организовывать и осуществлять внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной жизни*(1). По смыслу этой нормы такая обязанность экономического субъекта сохраняется в том числе и в случае передачи функций ведения бухгалтерского учета централизованной бухгалтерии (при этом обязанности, связанные с осуществлением внутреннего контроля, могут быть распределены между руководителем учреждения и руководителем централизованной бухгалтерии — смотрите в связи с этим материал: «Вопрос: Кто несет ответственность за состояние внутреннего контроля — руководитель учреждения или директор централизованной бухгалтерии? («Разъяснения органов исполнительной власти по ведению финансово-хозяйственной деятельности в бюджетной сфере», N 1, январь-февраль 2014 г.)»). Порядок осуществления внутреннего контроля в этом случае должен разрабатываться с участием руководителя учреждения (смотрите также материал: «Вопрос: В централизованной бухгалтерии обслуживаются образовательные учреждения разных типов (казенные, бюджетные, автономные). Разъясните, кем разрабатывается положение о внутреннем контроле — учреждением или централизованной бухгалтерией? («Разъяснения органов исполнительной власти по ведению финансово-хозяйственной деятельности в бюджетной сфере», N 1, январь-февраль 2014 г.)»).

Состав процедур внутреннего контроля фактов хозяйственной жизни законодательством не детализирован. В информации Минфина России от 25.12.2013 N ПЗ-11/2013 «Организация и осуществление экономическим субъектом внутреннего контроля совершаемых фактов хозяйственной жизни, ведения бухгалтерского учета и составления бухгалтерской (финансовой) отчетности» в качестве одной из таких процедур названо санкционирование (авторизация) сделок и операций, обеспечивающее подтверждение правомочности совершения их, которое может осуществляться руководителями разного уровня в зависимости от суммы платежа (пп.пп. «в», «д» и пп. 8.1.1 п. 8.1, п.п. 8.2, 8.4 указанной Информации). Приведенные рекомендации не распространяются на организации сектора государственного управления, однако, на наш взгляд, также могут учитываться ими (при отсутствии иного правового регулирования), поскольку правила ст. 19 Закона N 402-ФЗ применимы и к данным организациям в силу ч. 1 ст. 2 этого федерального закона.

Поэтому, на наш взгляд, правомерность самой передачи права первой подписи в платежных документах представляется сомнительной с точки зрения наличия у руководителя экономического субъекта обязанностей по осуществлению процедур внутреннего контроля фактов хозяйственной жизни, что, как мы полагаем, может быть затруднено в связи с передачей таких полномочий руководителю централизованной бухгалтерии. Кроме того, как мы уже отметили, договор на оказание услуг по ведению бухгалтерского учета сам по себе не предполагает передачу права первой подписи работникам организации-исполнителя, а иных оснований для наделения такими полномочиями третьих лиц (не работников учреждения) законодательство также не предусматривает.

Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

Контроль качества ответа:

Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ

14 марта 2014 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг. Для получения подробной информации об услуге обратитесь к обслуживающему Вас менеджеру.

*(1) Смотрите также материал: «Вопрос: В положение о внутреннем контроле включаются только финансовые вопросы или контроль всей финансово-хозяйственной деятельности учреждения? («Разъяснения органов исполнительной власти по ведению финансово-хозяйственной деятельности в бюджетной сфере», N 1, январь-февраль 2014 г.)».

Актуальная версия заинтересовавшего Вас документа доступна только в коммерческой версии системы ГАРАНТ. Вы можете приобрести документ за 75 рублей или получить полный доступ к системе ГАРАНТ бесплатно на 3 дня.

Купить документ Получить доступ к системе ГАРАНТ

Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.

Основные преимущества услуги Правового консалтинга:

Удобство использования — в любой момент при работе с системой ГАРАНТ можно обратиться за персональной консультацией и получить ответ на интересующий вопрос, ответы хранятся в системе ГАРАНТ и содержат гиперссылки на дополнительные тематические материалы, содержащиеся в системе.

Гарантия качества — служба Правового консалтинга состоит из квалифицированных экспертов в области бухгалтерского учета и налогообложения, трудового и гражданского права в сфере регулирования предпринимательской деятельности. Все ответы проходят обязательную дополнительную централизованную экспертизу рецензентами службы Правового консалтинга.

Оперативность — срок ответа на вопросы пользователя, принятые к рассмотрению, составляет два дня.

Для того чтобы воспользоваться услугой Правового консалтинга, выберите в основном меню системы ГАРАНТ раздел «Правовая поддержка» (или используйте сочетание клавиш Alt + F1) и в открывшемся окне введите свой вопрос.

Более подробную информацию о данной услуге Вы можете получить, обратившись к Разделу «Правовая поддержка» Руководства пользователя (клавиша F1) или у Вашего специалиста по обслуживанию.

Источник: http://base.garant.ru/57600633/

Право первой подписи на каких документах

Право второй подписи на платежных документах?

В соответствии с п. 1 ст. 845 ГК РФ по договору банковского счета банк обязуется принимать и зачислять поступающие на счет, открытый клиенту (владельцу счета), денежные средства, выполнять распоряжения клиента о перечислении и выдаче соответствующих сумм со счета и проведении других операций по счету.

Положениями ст. 846 ГК РФ установлено, что при заключении договора банковского счета клиенту или указанному им лицу открывается счет в банке.

Порядок открытия и закрытия банковских счетов подробно регламентирован Инструкцией ЦБР от 14.09.2006 N 28-И «Об открытии и закрытии банковских счетов, счетов по вкладам (депозитам)» (далее — Инструкция).

Пунктом 1.7 Инструкции предусмотрено, что при открытии банковского счета, счета по вкладу (депозиту) банк должен установить личность лица (лиц), наделенного (наделенных) правом первой или второй подписи, а также лица (лиц), уполномоченного (уполномоченных) распоряжаться денежными средствами. При этом п. 7.5, 7,6 Инструкции устанавливают, что право первой подписи принадлежит руководителю клиента — юридического лица (единоличному исполнительному органу), а также иным лицам (за исключением лиц, указанных в п. 7.6 Инструкции), наделенным правом первой подписи распорядительным актом клиента (юридического лица), либо на основании доверенности, выдаваемой в порядке, установленном законодательством РФ;
право второй подписи принадлежит главному бухгалтеру клиента (юридического лица) и (или) лицам, уполномоченным на ведение бухгалтерского учета, на основании распорядительного акта клиента — юридического лица.

Возникает вопрос: Обязательно ли главный бухгалтер должен подписывать платежный документ второй подписью?
По нашему мнению, нет.

Положения Инструкции 28-И в полной мере согласовывались со старым законом «О бухгалтерском учете» (от 21.11.1996 N129-ФЗ), в котором прямо предусматривалось, что «без подписи главного бухгалтера денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению» (ст. 7).

С 01.01.2013 в новом Федеральном законе от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» указанные выше положения отсутствуют, что отвечает требованиям предпринимательской деятельности, так как на практике главный бухгалтер не всегда отвечает за перечисление денежных средств.

Реализовать данный механизм можно, в следующем порядке:
1. прежде всего, в локальном акте, где описывается структура предприятия, необходимо прописать (распределить) функции каждого подразделения;
2. далее, закрепить обязанности в должностной инструкции и (или) трудовом договоре работника, который отвечает за распределение, формирование и (или) направление платежей, и исключить данные положения из должностной инструкции главного бухгалтера;
3. после этого, необходимо внести изменения в карточки банков с образцами печатей и подписей лиц, имеющих право подписи (п. 7.10, 7.14 Инструкции 28-И). При этом в банк можно дать пояснения примерного следующего содержания:

«В настоящее время Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ „О бухгалтерском учете“ не предусматривает обязанности главного бухгалтера проставлять подписи на денежных и расчетных документах, в связи с чем на нашем предприятии данные документы подписываются только одним лицом _. (указать должность и Ф.И.О.) с правом первой подписи».

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

Источник: http://garant-kirov.ru/vopros-otvet/vo120214-2/

Как правильно подписывать документы

Подпись удостоверяет подлинность документа и делает его действительным. Неправильная подпись может стать причиной оспаривания в суде и доставить много других неприятностей. Предпринимателям следует знать основные правила визирования документации, чтобы не попасть в неприятные ситуации, когда документ может быть признан не имеющим законной силы.

• Кому принадлежит право ставить свою подпись на важной документации, и можно ли это право делегировать другим лицам?
• Как разместить свою подпись в соответствии с правилами делопроизводства?
• А если подписываться должны сразу несколько лиц?

Необходимость подписи

Вся хозяйственная жизнь организации сопровождается письменным документированием. Уставы, отчеты, декларации, договоры и другие документы имеют юридическую силу, если они совершены в письменной форме, а доказательством письменной формы является наличие на документах подписи сторон или ответственных лиц, имеющих необходимые полномочия.

У кого есть полномочия подписи?

Кто имеет право подписывать тот или иной документ, должно быть четко заявлено в соответствующих нормативных актах, в качестве которых могут выступать:

• учредительные документы организации;
• должностная инструкция;
• локальные нормативные акты;
• приказ;
• распоряжение;
• доверенность.

Абсолютным правом подписи (без доверенности или других специальных обоснований) обладает руководитель, то есть директор либо председатель правления. Его данные обязательно содержатся в госреестре (ЕГРЮЛ или ЕГРИП).

ВАЖНАЯ ИНФОРМАЦИЯ! Если руководитель при регистрации предприятия дает право подписи без доверенности наряду с собой другому лицу или лицам, эта информация также вносится в реестр.

ИП один за всех

Индивидуальный предприниматель, имеющий право выполнять и функции главного бухгалтера, может ставить свою подпись не только на документах, требующих директорской визы, но и расписываться в графе «главный бухгалтер», например, в товарно-транспортной накладной.

Подпись по доверенности

Доверенность – это письменный документ, которым делегируются те или иные полномочия. В нашем случае, это передача права ставить свою подпись. Такую доверенность на право подписи может выдать только то лицо, которое обладает этим правом безоговорочно по учредительным данным, то есть, чаще всего, представитель руководства.

Формат доверенности и формат подписываемого документа должен совпадать. Например, если по доверенности будет подписана сделка, требующая заверения у нотариуса, то доверенность также должна быть нотариально удостоверена.

Если точно следовать правилам, то в документе обязательно должно быть указание на право подписанта выступать от имени организации: подпись на основании учредительных документов, приказа или распоряжения руководства, доверенности.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если доверенность выдается от имени юридического лица, то выдавать ее должен директор либо другое лицо, указанное в учредительных документах.

Кому подписать документ, если директор отсутствует?

Если лицо, обладающее абсолютным правом подписи, по какой-либо причине отсутствует на своем рабочем месте в момент необходимости подписи, такой вариант следует предусмотреть заранее. Возможны несколько способов разрешить такую ситуацию:

1. Предусмотреть в учредительных документах возможность подписи для заместителя директора или другого должностного лица.
2. Выдать доверенность на подпись уполномоченному лицу (можно сделать это сразу на длительный срок, например, на год).
3. Издать приказ или распоряжение на право подписать конкретный документ (единоразовый вариант).
4. Использовать факсимильный вариант подписи в случаях, когда это не противоречит законодательству.

Подписывает И.О.

Если документ подписывает временно исполняющий обязанности директора или его заместитель, право подписи делегируется ему на основании вышеперечисленных документов. При этом в самой подписи указание на «и.о» ставить не нужно, по правилам ГОСТа требуется только наименование должности, которая у сотрудника, временно взявшего на себя обязанности руководства, осталась прежней. Ее и нужно указать при визировании документа. Недопустимо также применение косой черты и употреблении предлога «за» перед подписью.

ВАЖНАЯ ИНФОРМАЦИЯ! Документы, подписанные исполняющим обязанности с нарушением оформления данного реквизита (с буквами «и.о», слэша или предлога «за») невозможно заверить нотариально, они могут быть оспорены судебным порядком.

На месте директора — подпись исполняющего его обязанности

Если в бланке на месте, предназначенном для подписи, стоит должность директора, а подписывает и.о., то нужно зачеркнуть напечатанную фразу и вписать наименование реальной должности подписывающего. Так же следует поступить, если напечатана фамилия и инициалы отсутствующего руководителя. Исправления делаются в рукописной форме.

На чем не может быть факсимиле?

Оттиск-образец подписи, который так легко передать любому сотруднику и потому очень удобно использовать, можно оставлять далеко не на всех документах. Законные основания запрещают ставить такую подпись, которая не требует «живого» участия уполномоченного лица, на следующих документах:

• связанных с банковскими расчетами;
• различных ведомостях;
• кадровых бумагах;
• декларациях;
• счетах-фактурах;
• кассовых документах;
• договорах, которые нужно регистрировать;
• доверенностях.

Можно оставлять факсимильную подпись при обмене документами в рамках одного договора, если:

• в договоре, подписанном обычным образом, предусмотрена такая возможность;
• между партнерами действует соглашение о применении клише-факсимиле.

Такими бумагами могут быть коммерческие предложения, письма, акты, спецификации и т.п.

Как оформляется реквизит «подпись»

Казалось бы, что может быть проще – поставить свою подпись? Между тем, это такой же серьезный реквизит, как и название организации и ее банковские атрибуты. Поэтому правильность его оформления должна совпадать с требованиями, предъявляемыми к делопроизводству.

Элементы подписи

Подпись как реквизит состоит из трех частей.

1. Наименование должности должно быть указано в полной форме в соответствии со штатным расписанием. Если подпись будет стоять не на официальном бланке, то к названию должности надо обязательно присовокупить и название организации. Пишется с большой буквы. Этот элемент расположен по левому краю документа.
2. Личная подпись – то, что принято в обиходе называть росписью. К ней особых требований нет: это может быть как росчерк, так и фамилия с одним или несколькими инициалами. По негласным правилам, из росчерка должны быть понятны минимум одна буква из имени и три из фамилии.
3. Расшифровка подписи – инициалы и фамилия. Она должна полностью совпадать с паспортными данными, вплоть до точек в букве ё, если они присутствуют в удостоверении личности. Размещается на уровне последней строки подписи.

Расположение подписи

Подпись неотделима от текста документа. Если текст заканчивается внизу страницы, то подпись не может быть перенесена на отдельный лист, если кроме нее другого текста на листе не будет. Принято переносить минимум последний абзац, при этом не забывать о правильной нумерации страниц.

Если предусмотрено несколько подписей, то они располагаются одна под другой в порядке убывания номенклатурной значимости должностей.

К СВЕДЕНИЮ! Если подписываются члены комиссии, то указывать нужно не их фактические должности, а их роль в составе комиссии («Председатель», «Член комиссии»). А вот располагать их требуется в порядке субординации.

ИОФ или ФИО?

Порядок размещения инициалов – перед или после фамилии – определен Постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 N 65-ст и Унифицированной системой организационно-распорядительной документации «Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30-2003».

Согласно этим нормативным актам, инициалы после фамилии ставятся в следующих случаях:

Если подпись является реквизитом, то инициалы помещаются перед фамилией. После инициалов ставится точка, пробелом от фамилии они не отделяются.

Печать на подписи

Использование печати не является обязательным для некоторых форм предпринимательской деятельности, например, для ИП. Но для большинства документов наличие печати удостоверят их подлинность. Использование ее регламентируется обязательными требованиями, которые нужно соблюдать.

1. Печать не может быть поставлена раньше подписи и тем более на пустом листе.
2. Если документ составлен на специальном бланке, то печать ставится в предусмотренном для этого месте, отпеченном буквами М.П. («место печати»).
3. В других случаях печать ставят рядом с подписью, разрешается (но это не обязательно) перекрывать краем печати часть личной подписи. Полностью росчерк перекрывать нельзя, так как подлинность его должна поддаваться удостоверению.

Источник: http://assistentus.ru/vedenie-biznesa/kak-podpisyvat-dokumenty/

Право второй подписи главного бухгалтера на документах

Право второй подписи главного бухгалтера — достаточно ли для его предоставления желания руководителя или потребуется выполнить и другие условия? Узнайте об этом из нашей статьи.

Право второй подписи главбуха — что это такое

Право второй подписи главбуха — это полномочие на подписание определенных документов компании в условиях наличия первой подписи — руководителя или иного уполномоченного на эту процедуру сотрудника.

В настоящее время такими полномочиями главбуха может наделить только первое лицо фирмы — ее руководитель. Осуществить он это может 2 способами:

• составить приказ, указав в нем виды документов, право подписания которых предоставляется, и срок действия делегированных полномочий;
• оформить предоставленное главбуху право второй подписи доверенностью, прописав в ней обозначенные выше нюансы.

Как выглядят указанные распорядительные документы (на примере наделения полномочиями по подписанию счетов-фактур) — смотрите на нашем сайте:

Может ли приказ о назначении на должность главбуха автоматически наделить его правом второй подписи

В недавнем прошлом статус главбуха как одного из первых лиц компании признавался на законодательном уровне. Однозначно толковалось и право второй подписи главбуха.

К примеру, в обозначенных ниже (на сегодня уже утративших силу) нормативных актах о праве подписи главбуха говорилось, что:

• отсутствие подписи главбуха на денежных и расчетных документах, финансовых и кредитных обязательствах лишало указанные документы своего статуса — закон запрещал принимать их к исполнению (п. 3 ст. 7 закона «О бухучете» от 21.11.1996 № 129-ФЗ);
• право второй подписи принадлежало главбуху — такую формулировку содержал п. 7.6 инструкции Банка России от 14.09.2006 № 28-И, посвященной процедуре открытия и закрытия банковских счетов.

Никто не подвергал сомнению статус второй подписи главбуха, если был оформлен приказ о его назначении на должность.

После того как на смену закону № 129-ФЗ и инструкции № 28-И пришла пара обновленных одноименных нормативных документов (закон № 402-ФЗ и инструкция Банка России от 30.05.2014 № 153-И), о законодательно закрепленных полномочиях главбуха в проставлении подписи на документах говорить не приходится по следующим причинам:

• из текста инструкции № 153-И исчезло упоминание о второй подписи главбуха;
• в законе № 402-ФЗ отсутствует отдельная, посвященная главбуху, статья и фраза о запрете в приеме к исполнению документов без его подписи.

Таким образом, в настоящее время вторая подпись главбуха на документах фирмы обязательна только в том случае, если право подписи конкретных документов предоставлено отдельным приказом или доверенностью.

При назначении на должность главбуха руководитель может лишить его права подписи документов (полностью или частично) или, наоборот, наделить его этим правом.

В любом случае данные решения руководства должны быть отражены в приказе или доверенности.

С разнообразными видами доверенностей знакомьтесь с помощью размещенных на нашем сайте материалов:

Кому передается право второй подписи в отсутствие главбуха

Если руководитель право подписи документов главбуху не предоставил, то передавать кому-либо это право в отсутствие главбуха не придется.

Если же право второй подписи предоставлено главбуху и закреплено приказом или доверенностью, уход главбуха в отпуск или на больничный, отъезд в командировку или наличие иных оснований для его отсутствия требуют от руководителя дополнительных действий — необходимо издать приказ или оформить доверенность на право второй подписи другому лицу.

Находясь, к примеру, в отпуске, наделенный правом второй подписи на платежной ведомости главбух подписать этот документ не вправе. Если полномочия на подписание никому не делегированы, главбуха необходимо формально отозвать из отпуска для подписания этого документа.

Такой вывод следует из общего определения времени отдыха и «отпускных» нюансов:

• время отдыха — это время, в течение которого работник свободен от исполнения трудовых обязанностей и которое он может использовать по своему усмотрению (ст. 106 ТК РФ);
• период отпуска не считается рабочим временем (ст. 107 ТК РФ), за работником сохраняется только рабочее место на время отпуска и средняя зарплата;
• проставление подписи на документах — это выполнение трудовой функции, которая подлежит оплате согласно трудовому договору.

Таким образом, при отсутствии главбуха закрепленное внутрифирменными актами право второй подписи на определенных документах необходимо делегировать другому сотруднику (финансовому директору, старшему бухгалтеру и др.).

Итоги

Источник: http://nalog-nalog.ru/buhgalterskij_uchet/vedenie_buhgalterskogo_ucheta/pravo_vtoroj_podpisi_glavnogo_buhgaltera_na_dokumentah/