Наделить правом электронной подписи

Наделить правом электронной подписи

Под ЭЦП понимается специальный криптографический код, проставляемый на электронном документе, который приравнивается к обычной подписи лица на бумажной форме документа. Подробнее об этом читайте в нашей статье.

Электронные подписи (ЭЦП)

Основным нормативным актом, регулирующим правоотношения в этой сфере, является Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ . В нем перечислены основные виды и подвиды электронной цифровой подписи:

• простая;
• усиленная;
• неквалифицированная усиленная;
• квалифицированная усиленная.

Из указанной классификации видно, что усиленная подпись может быть либо квалифицированной, либо неквалифицированной. Простая же подпись подобной градации не имеет.

В качестве главных критериев усиленной электронной подписи выделяются:

• применение ключа подписи;
• при помощи нее имеется возможность идентифицировать человека, подписавшего документ;
• с ее помощью можно отследить изменения в электронный документ;
• формируется путем применения специальных предназначенных для ЭЦП средств.

Эти признаки характерны для всех усиленных подписей. Квалифицированная подпись отличается от неквалифицированной двумя дополнительными характеристиками:

• ключ проверки ЭЦП прописывается в специальном сертификате;
• для нее применяются специальные средства, соответствующие отдельным требованиям законодательства.

Прежде чем обращаться в специализированный центр за получением подписи, заинтересованному лицу необходимо разобраться в том, для чего нужна ЭЦП.

Простая электронная цифровая подпись формируется путем применения определенной кодировки, паролей или других подобных механизмов, которые имеют своей целью определение факта подписания документации конкретным человеком (должностным лицом). Такой подписью можно подписывать, к примеру, первичную бухгалтерскую документацию. Но такая ЭЦП для отчетности перед государственными органами не подходит.

Как правило, организации используют усиленную квалифицированную подпись. Отметим, что квалифицированная электронная подпись для физических лиц (в т.ч. для индивидуальных коммерсантов) формируется по тем же правилам, что и для руководящих должностных лиц организаций.

Попросить продемонстрировать, как выглядит электронная подпись и какая подпись для чего именно используется, заинтересованное лицо сможет в удостоверяющем центре, осуществляющем специализированную деятельность по изготовлению подобных подписей.

Для признания квалифицированной подписи следует соблюдать следующие условия:

• сертификат должен быть выдан аккредитованным на момент выдачи удостоверяющим центром;
• результат проверки принадлежности владельцу соответствующего сертификата подписи должен быть положительным, а проверка осуществлена средствами, предусмотренными регулирующим в этой сфере законодательством;
• при подписании должны соблюдаться установленные ограничения (при наличии).

ЭЦП на предприятии

Для получения ЭЦП в удостоверяющем центре представителю заявителя понадобится в т.ч. доверенность на получение ключа ЭЦП. Она должна содержать указание на право:

• владения сертификатом;
• представления в удостоверяющий центр необходимой информации и документов;
• знать информацию, указанную в сертификате;
• получения инструкции по безопасности применения ЭЦП.

Статья 10 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ содержит перечень обязанностей лиц, осуществляющих документооборот с использованием усиленных ЭЦП.

• обеспечивать конфиденциальность ключей ЭЦП и не допускать их использование другими без их согласия;
• не применять ключ ЭЦП при подозрении, что его конфиденциальность нарушена.

Каждое должностное лицо на предприятии, наделенное соответствующим правом, должно четко осознавать, для чего нужна электронная подпись.

Для наделения правом электронной подписи руководитель предприятия издает приказ и осуществляет ознакомление с ним конкретного сотрудника, в отношении которого такой приказ издан.

В нем необходимо отразить:

• перечень лиц, наделенных ЭЦП;
• виды подписи, которыми наделен конкретный сотрудник;
• перечень полномочий, связанных с использованием ЭЦП (к примеру, электронная подпись для участия в торгах);
• ссылку на перечень мер безопасности, связанных с применением и хранением ЭЦП.

Источник: http://glavkniga.ru/situations/s505585

Приложение 3. Приказ о наделении правом пользования ЭП в ППО СУФД и о назначении лиц ответственных за осуществление электронного документооборота

Приложение 3
К письму Управления
Федерального казначейства
по Архангельской области
от 28 мая 2012 г. N 24-32-06/3748

Фамилия Имя Отчество

> Приказ о назначении Пользователей Общероссийского официального сайта

Содержание Письмо Управления федерального казначейства по Архангельской области от 28 мая 2012 г. N 24-32-06/3748 О порядке получения.

Откройте актуальную версию документа прямо сейчас или получите полный доступ к системе ГАРАНТ на 3 дня бесплатно!

Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.

© ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 2020. Система ГАРАНТ выпускается с 1990 года. Компания «Гарант» и ее партнеры являются участниками Российской ассоциации правовой информации ГАРАНТ.

Источник: http://base.garant.ru/25274491/3e22e51c74db8e0b182fad67b502e640/

Наделить правом электронной подписи

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с ЗАО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

В рамках круглого стола речь пойдет о Всероссийской диспансеризации взрослого населения и контроле за ее проведением; популяризации медосмотров и диспансеризации; всеобщей вакцинации и т.п.

«Лекторы – ведущие эксперты, непосредственные разработчики законов:
В. В. Витрянский, Л. Ю. Михеева, Е. А. Суханов, А. А. Маковская. Принять участие можно очно/ онлайн или в записи, в любой точке страны!»

Вправе ли генеральный директор либо иное лицо, наделенное правом первой подписи, передавать свою электронную цифровую подпись (далее — ЭЦП) для использования сотрудникам в целях подписания платежных поручений для их оплаты, оформив такую передачу соответствующим распоряжением?
Будет ли нести в таком случае генеральный директор либо иное лицо, наделенное правом первой подписи, ответственность за ненадлежащие (неправомерные) действия, совершенные сотрудниками с использованием принадлежащей ему ЭЦП?

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
кандидат юридических наук Широков Сергей

Ответ прошел контроль качества

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

© ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 2020. Система ГАРАНТ выпускается с 1990 года. Компания «Гарант» и ее партнеры являются участниками Российской ассоциации правовой информации ГАРАНТ.

Все права на материалы сайта ГАРАНТ.РУ принадлежат ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС». Полное или частичное воспроизведение материалов возможно только по письменному разрешению правообладателя. Правила использования портала.

Портал ГАРАНТ.РУ зарегистрирован в качестве сетевого издания Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзором), Эл № ФС77-58365 от 18 июня 2014 года.

ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 119234, г. Москва, ул. Ленинские горы, д. 1, стр. 77, [email protected].

8-800-200-88-88
(бесплатный междугородный звонок)

Редакция: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3145), [email protected]

Отдел рекламы: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3136), [email protected]. Реклама на портале. Медиакит

Если вы заметили опечатку в тексте,
выделите ее и нажмите Ctrl+Enter

Источник: http://www.garant.ru/consult/civil_law/1122248/

Как подписывать электронную «первичку» и как делегировать право её подписания

Законодательство о бухучете разрешает составлять первичные учетные документы не только на бумаге, но и в электронном виде. Каковы особенности подписания «электронной первички»? Какими внутренними документами можно делегировать право подписания таких документов? В каком виде можно направить «электронную первичку» налоговикам? Об этом пойдет речь в нашей сегодняшней статье.

Вводная информация

Правило о том, что первичный учетный документ может существовать не только в виде документа, оформленного на бумажном носителе, но и в электронном виде было закреплено в Федеральном законе от 06.12.11 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон о бухучете) с самого начала его действия. То есть этой норме уже почти восемь лет. Однако на практике использование «электронной первички» пока не получило широкого распространения по нескольким причинам. Так, не всем руководителям понятен механизм формирования и подписания таких документов. Кто может их подписать и каким именно видом электронной подписи? Надо ли для перехода на электронный документооборот оформлять дополнительные соглашения с контрагентами?
Вопросы возникают и у бухгалтеров. В частности, вопрос о том, можно ли подтвердить расходы первичными документами, подписанными электронной подписью. Также не всем бухгалтерам ясно, как поступить с «электронной первичкой» в случае налоговой проверки, ведь не все документы можно передать в инспекцию по телекоммуникационным каналам связи.

На самом деле ответы на все эти вопросы есть в законодательстве. Более того, некоторые выводы уже подтверждены письмами Минфина и ФНС России. Итак, рассмотрим эти вопросы по порядку.

Какую электронную подпись использовать

Ответ на вопрос о том, какую подпись надо использовать при составлении первичных документов в электронной форме содержится в подпункте 4 пункта 3 статьи 21 Закона о бухучете. Там сказано, что виды электронных подписей, используемых для заверения документов бухгалтерского учета, устанавливаются федеральными стандартами бухгалтерского учета. Однако на данный момент такие стандарты еще не утверждены. Поэтому в Минфине полагают, что при оформлении первичных учетных документов в электронном виде можно использовать любой вид электронной подписи (письмо от 22.02.19 № 07-01-09/11672.; см. «Минфин: бухгалтерские документы можно заверять любым видом электронной подписи»). То есть в определенных случаях «первичку» можно подписывать простой или усиленной неквалифицированной электронной подписью. Правда, для этого контрагентам придется заключить специальное соглашение. В случаях, установленных этим соглашением, документы, подписанные указанными видами электронной подписи, будут признаваться равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью.

Бесплатно обмениваться с контрагентами юридически значимой «первичкой» через интернет

Что касается квалифицированной электронной подписи, то она практически всегда равнозначна собственноручной подписи. То есть электронный документ, содержащий квалифицированную подпись, принимается к исполнению (к сведению) наравне с документом на бумажном носителе. Исключение составляют ситуации, когда федеральными законами или иными нормативными правовыми актами установлено прямое требование о составлении документов только на бумаге.

Таким образом, при оформлении первичных учетных документов стороны могут применять простую и (или) усиленную неквалифицированную электронную подпись, заключив соответствующее соглашение. Если же «электронная первичка» будет подписана квалифицированной подписью, то дополнительных соглашений не требуется.

Чью электронную подпись использовать

Законодательство не устанавливает каких-либо особенных требований в отношении круга лиц, которые могут подписывать «электронную первичку». А значит, действуют общие правила, определенные законодательством о бухучете. Напомним эти правила.

Во-первых, первичный документ подписывают лица, совершившие операцию и ответственные за правильность ее оформления (ст. 9 Закона о бухучете). Во-вторых, перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов, устанавливается руководителем организации по согласованию с главным бухгалтером (п. 14 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утв. приказом Минфина России от 29.07.98 № 34н).

Таким образом, порядок делегирования права подписи электронных первичных документов аналогичен порядку, который применяется при бумажном документообороте. То есть необходимо определить лиц, ответственных за совершение операции, по которой составляется документ. А затем нужно включить этих лиц в перечень тех, кто имеет право подписи соответствующей «первички» (данный перечень утверждается приказом или распоряжением руководителя). Подробнее см. «Как правильно делегировать право подписи налоговой отчетности, счетов-фактур и бухгалтерской ’’первички’’».

Кроме того, таких уполномоченных лиц надо обеспечить соответствующим программным обеспечением и самой электронной подписью.

Отметим, что если объем «первички» значителен, экономия на расходных материалах (картриджи для принтера, бумага), на почтовых услугах, а также на времени оформления и передачи документов может с лихвой компенсировать затраты на покупку программного обеспечения и оплату услуг удостоверяющего центра (подробнее см. «Электронный документооборот глазами бухгалтеров (видео)»).

Подключиться к системе электронного документооборота с контрагентами

Передача носителя с электронной подписью незаконна

Напомним, что «делегировать» (то есть попросту передать другому лицу) носитель с сертификатом ключа электронной подписи нельзя. При передаче такого носителя другому лицу происходит нарушение конфиденциальности ключа электронной подписи. В этом случае владелец квалифицированного сертификата обязан прекратить использование ключ электронной подписи и немедленно обратиться в удостоверяющий центр, выдавший квалифицированный сертификат, для прекращения действия этого сертификата. Такой порядок предусмотрен подпунктом 1 пункта 6 статьи 17 Федерального закона от 06.04.11 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (далее — Закон об электронной подписи).

«Электронная первичка» и учет расходов

Как известно, чтобы учесть расходы, необходимо иметь подтверждающие документы, которые оформлены в соответствии с законодательством РФ. В частности, заверены надлежащим образом ( п. 1 ст. 252 НК РФ ). Соответствует ли первичный документ, подписанный электронной подписью, этим требованиям? Достаточно ли такого документа для подтверждения расходов, учитываемых при налогообложении прибыли? Давайте разбираться.

Как было сказано выше, Закон о бухучете признает, что первичный документ может быть оформлен в электронном виде (подп. 4 п. 3 ст. 21 Закона о бухучете). При этом вид электронной подписи, которым должен быть заверен данный документ, на законодательном уровне пока не установлен. Таким образом, если первичный документ подписан квалифицированной подписью, либо любой другой по соглашению между участниками документооборота, то «электронная первичка» будет соответствовать требования статьи 252 НК РФ.

Данный вывод подтверждают и контролирующие органы. Так, в письме Минфина России от 12.09.16 № 03-03-06/2/53176 сказано, что налоговое законодательство обязывает налогоплательщиков применять квалифицированную электронную подпись при составлении электронных счетов-фактур и при электронном взаимодействии с налоговыми органами, в том числе при сдаче налоговой отчетности (см. «Минфин: электронную «первичку» можно подписывать любым видом электронной подписи»). Что же касается отношений в области использования электронных подписей, а также подтверждения достоверности электронных подписей, то эти вопросы положениями Налогового кодекса не регулируются, а определяются Законом об электронной подписи. Поэтому для налоговых целей можно использовать первичные учетные документы в электронном виде, подписанные по правилам Закона об электронной подписи.

Заметим, что ранее финансовое ведомство придерживалось иного подхода. Чиновники отмечали, что до внесения изменений в Налоговый кодекс или в законодательство о бухгалтерском учете первичные документы можно подписывать только квалифицированной электронной подписью (письма Минфина России от 25.12.12 № 03-03-06/2/139 и от 20.12.12 № 03-03-06/1/710). В то же время ФНС России изначально считала, что документ, заверенный неквалифицированной электронной подписью, может быть принят к учету, если использование такой подписи предусмотрено соглашением сторон (письмо от 24.11.11 № ЕД-4-3/19693@).

Представление «электронной первички» в инспекцию

Еще один вопрос, который возникает при переходе на электронный документооборот, — как представлять «электронную первичку» налоговикам. С одной стороны, статья 93 НК РФ прямо предусматривает возможность передачи электронных документов по телекоммуникационным каналам связи (ТКС). Но с другой стороны, из пункта 2 данной статьи следует, что поступить таким образом можно только с теми электронными документами, которые составлены по форматам, установленным ФНС России. Например, в настоящее время утверждены форматы для счета-фактуры, ТОРГ-12, акта приемки-сдачи работ (услуг). Этими документами, подписанными электронной подписью, контрагенты могут обмениваться через оператора электронного документооборота (например, через систему «Контур.Диадок» от СКБ Контур). А при налоговой проверке их можно переслать в инспекцию в электронном виде через систему для сдачи налоговой отчетности (например, «Контур.Экстерн»).

Бесплатно сдавать отчетность через «Контур.Экстерн»

Для передачи скан-образов существует свой формат, который утвержден приказом ФНС России от 18.01.17 № ММВ-7-6/16@. Передача осуществляется по телекоммуникационным каналам связи через оператора электронного документооборота, то есть через систему для отправки отчетности. Пересылаемые документы должны быть подписаны усиленной квалифицированной электронной подписью проверяемого лица или его представителя.

Что же касается неформализованных документов (например, договоров, доверенностей и др.), которые подписаны соответствующей электронной подписью, то такие документы переслать в инспекцию по ТКС не получится. Это подтверждается как письмами Минфина России (например, от 07.07.11 № 03-03-06/1/409 и от 14.06.11 № 03-02-07/1-190), так Порядком представления документов (информации) по требованию налогового органа в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи (утв. приказом ФНС России от 17.02.11 № ММВ-7-2/168@). В пункте 14 этого Порядка закреплено, что истребуемый документ не считается принятым налоговой инспекцией, если он не соответствует утвержденному формату.

Выход из ситуации подсказали сами налоговики. В письме ФНС России от 09.09.15 № СА-4-7/15871 сообщается, что документ, составленный в электронном виде не по установленному формату, представляется на бумажном носителе в виде заверенной налогоплательщиком копии с отметкой о подписании документа квалифицированной электронной подписью. Полагаем, что этот совет применим и в случае подписания «первички» другими разновидностями‎ электронной подписи. Таким образом, перед тем, как направить налоговикам первичный документ, составленный в электронном виде не по установленному формату, его надо распечатать, заверить в обычном порядке и сделать отметку о том, что он был подписан электронной подписью. Подробнее см. «ФНС разъяснила, как представлять в инспекцию электронные документы, форматы для которых не утверждены» и «Чиновники рассказали, как представлять налоговикам электронные документы, составленные не по установленному формату».

Источник: http://www.buhonline.ru/pub/tks/2016/11/11709

Как организации предоставить право на использование своей электронной подписи

Электронная подпись организации по умолчанию выдается ее руководителю, но иногда требуется, чтобы документы от имени организации подписывало другое лицо, например бухгалтер.

Для регулярного использования следует заказать сотруднику отдельную электронную подпись. Для этого нужно выдать ему доверенность на использование электронной подписи организации и обратиться в удостоверяющий центр.

Можно предоставить сотруднику носитель электронный подписи организации. Однако учтите, что это противоречит сути электронной подписи как аналога собственноручной и ставит под сомнение конфиденциальность ключа. Поэтому пользуйтесь этим способом лишь в крайних случаях и оформляйте передачу носителя актом.

Оглавление:

1. Какими способами можно предоставить право использовать электронную подпись

2. Как составить доверенность на право использования электронной подписи

1. Какими способами можно предоставить право использовать электронную подпись

Как правило, данный вопрос возникает в отношении усиленной электронной подписи (далее – ЭП) организации. Дело в том, что при изготовлении такой подписи в сертификате ключа проверки ЭП в качестве владельца указывают по общему правилу не только организацию, но и действующее от ее имени физлицо (ч. 3 ст. 14 Закона об электронной подписи). Если усиленная ЭП изготавливается для юрлица впервые, таким физлицом является его руководитель. Именно он вправе без доверенности действовать от имени организации, в том числе использовать ее ЭП.

Если же руководитель хочет предоставить другому лицу возможность подписывать документы усиленной ЭП организации, он может сделать это одним из следующих способов:

• передать сотруднику (представителю) носитель ЭП организации – подходит для разового использования ЭП;
• изготовить отдельную ЭП организации для использования ее сотрудником (представителем) на постоянной основе.

1.1. Передача сотруднику (представителю) материального носителя ЭП организации

Такой способ удобен тем, что лицо моментально и бесплатно получает возможность подписывать документы от имени организации. Законом это не запрещено. Более того, из п. 1 ст. 10 Закона об электронной подписи можно сделать вывод о том, что другое лицо может использовать усиленную подпись с согласия ее владельца.

Тем не менее рекомендуем пользоваться этим способом только в крайних случаях, когда возникает разовая необходимость использования подписи руководителя организации другим лицом. Это объясняется тем, что:

• квалифицированная ЭП – аналог собственноручной подписи. Неквалифицированная ЭП также может приравниваться к ней. Следовательно, когда вы отдаете носитель ЭП организации другому лицу, можно считать, что вы передали ему чистые листы с подписью директора и печатью организации (ч. 1 – 3 ст. 6 Закона об электронной подписи). Оспорить электронные документы на том основании, что их подписало неуполномоченное лицо, вы, скорее всего, не сможете. Например, если с помощью ЭП со счета спишут деньги, взыскать убытки с банка не получится. А если ею подпишут контракт, вы должны будете исполнить его;
• в ситуации, когда подпись организации, оформленную на руководителя, использует то один, то другой сотрудник, конфиденциальность ключей на должном уровне не обеспечивается. А пользоваться ключом ЭП, конфиденциальность которого нарушена, закон запрещает (п. 3 ст. 10 Закона об электронной подписи).

Если вы все же решились передать носитель ЭП организации другому лицу, рекомендуем составить акт приема-передачи. Укажите в нем, когда, кому и для каких целей руководитель передал носитель с ЭП организации. Такое доказательство может потребоваться, в частности, если с помощью ЭП будут совершены противоправные действия. Например, для установления виновных в хищении денег со счетов организации.

1.2. Изготовление отдельной ЭП организации для сотрудника

Чтобы получить отдельную усиленную ЭП для сотрудника, нужно прежде всего выдать ему доверенность на право использования ЭП. Рекомендуем изготовить сразу несколько экземпляров. Впоследствии эту доверенность сотрудник должен будет представлять госорганам, организациям и иным лицам, которые будут получать подписанные им документы. При этом некоторым контролирующим органам нужно будет направить бумажные экземпляры этой доверенности заранее, до подачи документов, подписанных ЭП.

2. Как составить доверенность на право использования электронной подписи

Специальных требований к такой доверенности нет, она составляется по общим правилам.

Удобнее всего заполнить образец доверенности, подготовленный удостоверяющим центром, в котором вы планируете заказать усиленную электронную подпись. Он может быть опубликован на сайте удостоверяющего центра или представлен вам по запросу.

Учтите, что в доверенности на использование электронной подписи, как и в любой другой доверенности, обязательно должны быть указаны:

• дата ее совершения (выдачи). Рекомендуем также указать срок действия доверенности. Как правило, удостоверяющие центры требуют, чтобы он был не короче, чем устанавливаемый ими срок действия электронной подписи. Если вы не укажете срок действия доверенности, она будет действительна в течение года (п. 1 ст. 186 ГК РФ);
• сведения о представляемом и представителе. Если вы их не укажете, будет непонятно, кто и кому предоставил полномочия. Для доверенного лица укажите Ф.И.О., дату и место рождения, паспортные данные и адрес регистрации. Для организации – наименование, адрес регистрации, ИНН и/или ОГРН. Также укажите должность и Ф.И.О. физлица, которое выдает доверенность от имени организации, основание его полномочий;
• полномочия представителя. Чаще всего полномочия представителя ограничивают определенной сферой, а также указывают конкретные документы, которые он вправе подписывать ЭП организации. Например, вы можете доверить только участие в торгах с правом подписания контрактов и прочих необходимых для этого документов.

Пример основного текста доверенности на право использования электронной подписи

• самостоятельно представительствовать от имени ООО «Сигма» при участии его в торгах в любой форме и на любых электронных площадках, а также совершать все необходимые для этого действия, включая право использовать электронную подпись для подписания от имени ООО «Сигма» всех необходимых документов, в том числе заявок, контрактов, протоколов разногласий;
• для реализации предоставленных полномочий выступать в роли пользователя удостоверяющего центра ООО «Информационные технологии» и осуществлять любые действия пользователя в рамках регламента или иных актов данного центра.

Источник: http://urfac.ru/?p=741

Чем подписывать электронную первичку: читаем новый закон о бухучете и закон об электронной подписи

С 1 января 2013 года вступил в силу федеральный закон от 06.12.11 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Помимо прочего закон утверждает некоторые новшества, касающиеся электронных первичных документов. При этом работу с электронными документами усложняет наличие нескольких видов электронных подписей: электронной цифровой подписи, неквалифицированной и квалифицированной электронных подписей. О том, как теперь будет регулироваться работа с электронной «первичкой» и чем ее подписывать, рассказывает Тамара Мокеева, эксперт системы электронного документооборота «Диадок».

Представление документов контролирующим органам

Новый закон о бухучете уравнял бумажный и электронный первичные документы. Согласно пункту 5 статьи 9 Закона № 402-ФЗ «первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью». Отметим, что прежний закон о бухучете обязывал организации по требованию любого контролирующего органа или другого участника хозяйственной операции составить бумажную копию за свой счет. А теперь бумажные копии будут необходимы только «в случае, если законодательством Российской Федерации или договором предусмотрено представление первичного учетного документа другому лицу или в государственный орган на бумажном носителе».

Это означает следующее. Если организация составляла и получала первичные документы в электронном виде, и никакими нормативными актами не предусмотрено представления этих документов исключительно в бумажном виде, то госорган не может потребовать продублировать электронные документы на бумаге.

Правда, на данный момент о возможности представления первичных документов в электронном виде упоминается только в контексте налогового контроля (ст. 93 НК РФ). Да и техническая возможность по приему электронных документов реализована только налоговыми органами. То есть пока представить документы по телекоммуникационным каналам связи можно только в ИФНС. Отправить электронные документы в иные органы невозможно. Даже если законодательство не обязывает представлять исключительно в виде бумажных копий.

Отмена унифицированных печатных форм

Важным изменением, касающимся первичной документации, является отмена обязательных унифицированных печатных форм документов. Также в новом законе отсутствуют указания, как составлять и где использовать тот или иной первичный документ. Теперь организации вправе использовать любые существующие или свои внутренние формы документов и выставлять эти документы по своему усмотрению, если это не противоречит иным нормативным правовым актам.

Однако при работе с электронными первичными документами целесообразнее будет пользоваться XML-форматами, которые рекомендует ФНС России. Только документы в таких форматах можно будет представить в налоговый орган по ТКС без каких-либо дополнительных действий. В настоящий момент XML-форматы утверждены для ТОРГ-12 и актов приемки-сдачи работ (услуг) (и «Запрошенные в ходе проверки ТОРГ-12 и акт приемки работ скоро можно будет переслать в ИФНС в электронном виде»). Документы, составленные в иных форматах, нужно будет сканировать и направлять в налоговую с заполнением дополнительной информации (см. «Самые распространенные подтверждающие документы можно будет отсканировать и прислать в инспекцию по ТКС»).

Каким видом электронной подписи можно подписывать «первичку»

Федеральный закон от 06.04.11 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» ввел три типа электронной подписи (ЭП): простая, усиленная неквалифицированная и усиленная квалифицированная. Нам нужно установить, какой ЭП необходимо подписывать первичные документы.

На данный момент нет нормативного документа, который бы устанавливал, каким видом подписи необходимо подписывать электронную бухгалтерскую первичку. (Заметим, что с электронными счетами-фактурами в этом вопросе существует полная ясность: согласно пункту 6 статьи 169 НК РФ он должен быть подписан усиленной квалифицированной ЭП).
Позиция Минфина по этому вопросу однозначна — первичные документы должны быть подписаны только квалифицированной ЭП (КЭП) (см. письма Минфина России от 31.07.12 № 03-03-06/2/85 и от 25.12.12 № 03-03-06/2/139).

Однако специалисты ФНС России считают, что первичные документы, подписанные неквалифицированной ЭП (НЭП) имеют силу при наличии соглашения сторон (письмо ФНС России от 24.11.11 № ЕД-4-3/19693@).

Квалифицированная ЭП

Давайте посмотрим, на чем основываются выводы специалистов Минфина и ФНС.

Читаем пункт 1 статьи 6 Закона № 63-ФЗ: «Информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе».

Таким образом, на уровне федерального закона КЭП признается равнозначной собственноручной подписи, не требующей соглашения сторон. И любой электронный документ, подписанный КЭП, имеет юридическую силу.

Неквалифицированная ЭП

Теперь рассмотрим вопрос о значимости первичных документов, подписанных неквалифицированной подписью. Читаем пункт 2 статьи 6 Закона № 63-ФЗ: «Информация в электронной форме, подписанная простой электронной подписью или неквалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия. Нормативные правовые акты и соглашения между участниками электронного взаимодействия, устанавливающие случаи признания электронных документов, подписанных неквалифицированной электронной подписью, равнозначными документам на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью, должны предусматривать порядок проверки электронной подписи».

На наш взгляд, из данной нормы следует вывод: чтобы установить равнозначность неквалифицированной ЭП собственноручной подписи достаточно соглашения сторон, в котором соблюдены правила использования и проверки ЭП.

Порядок использования ЭП установлен пунктом 2 статьи 5 Закона № 63-ФЗ:
1) подпись получена в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа электронной подписи;
2) позволяет определить лицо, подписавшее электронный документ;
3) позволяет обнаружить факт внесения изменений в электронный документ после момента его подписания;
4) создается с использованием средств электронной подписи.

Все эти условия описаны, в частности, в Регламенте системы «Диадок». Поэтому чтобы выполнить требования Закона 63-ФЗ, достаточно присоединиться к регламенту, подписав соответствующее заявление.

Подпись для документов, запрошенных ИФНС

При этом формализованные первичные документы, составленные по утвержденному ФНС формату (пока формат утвержден только для ТОРГ-12 и актов приемки-сдачи работ и услуг), необходимо подписывать квалифицированной электронной подписью. Эту же подпись обязательно использовать и при передаче в инспекцию отсканированных бумажных документов, которые пересылаются как приложение к описи (утверждена приказом ФНС России от 29.06.2012 № ММВ-7-6/465@). Подробнее о пересылке документов в инспекцию см. «Самые распространенные подтверждающие документы можно будет отсканировать и прислать в инспекцию по ТКС» и «Запрошенные в ходе проверки ТОРГ-12 и акт приемки работ скоро можно будет переслать в ИФНС в электронном виде».

В завершение разговора об электронной подписи на первичных документах и счетах-фактурах, скажем несколько слов о ситуации, связанной с принятием нового закона об электронной подписи (федеральный закон от 06.04.11 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»; подробнее см. ««Старый» закон об ЭЦП будет действовать еще год»). Сейчас большинство пользователей систем для отправки отчетности (например, «Контур-Экстерн») и систем электронного документооборота (например, «Диадок») пока используют электронную цифровую подпись (ЭЦП), выданную на основании федерального закона от 10.01.02 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи». ЭЦП можно подписывать электронную бухгалтерскую первичку. Ведь, во-первых, согласно закону №1-ФЗ электронные документы, подписанные ЭЦП, признаются равнозначными бумажным документам при наличии соглашения сторон. В случае с «Диадоком» таким соглашением является Регламент, к которому присоединяются пользователи. Во-вторых, согласно статье 19 закона № 63-ФЗ сертификат ЭЦП приравнивается сертификату КЭП. Можно считать, что ЭЦП и есть КЭП, а значит, любой документ, подписанный ЭЦП, имеет юридическую силу.

Источник: http://www.buhonline.ru/pub/tks/2013/2/7012

Простая электронная подпись

Простая электронная подпись — это знакомые всем коды доступа из СМС, коды на скретч-картах, пары “логин-пароль” в личных кабинетах на сайтах и в электронной почте.

Простая электронная подпись создается средствами информационной системы, в которой ее используют, и подтверждает, что электронную подпись создал конкретный человек.

Согласно пункту 2 статьи 5 Федерального Закона «№ 63 от 06.04.2011 «Об электронной подписи» простая электронная подпись представляет собой комбинацию из логина, пароля и кодов и подтверждает, что электронное сообщение отправлено конкретным лицом.

Пример использования простой электронной подписи — регистрация парой «логин-пароль» на любом интернет-ресурсе, а также подтверждение платежа путем ввода кода, полученного в СМС-сообщением.

Свойства простой электронной подписи

Простой электронной подписью является электронная подпись, которая посредством использования кодов, паролей или иных средств устанавливает связь человека, подписывающего информацию, с набором признаков, присущих только этому человеку, в целях контроля соблюдения прав или выполнения обязанностей, определенных подписанным документом.

Минимальным набором уникальных признаков, позволяющим определить права и обязанности личности, является имя, фамилия человека и его место жительства.

Свойства простой электронной подписи заключаются в следующем:

простая электронная подпись содержит зашифрованную персональную информацию о владельце и используется для подтверждения авторства перед отправкой данных;

простой вид электронной подписи не требует установки дополнительного программного обеспечения;

простая электронная подпись выпускается в основном для физических лиц и сотрудников организаций;

сфера применения простой электронной подписи — онлайн-банкинг, портал Госуслуг, внутренний документооборот организации.

Простая электронная подпись с юридической точки зрения

Простая электронная подпись не имеет юридической силы.

Подписывать документ простой электронной подписью можно, но это действие не наделяет его никакими полномочиями, привилегиями.

Такой файл нельзя отправить, например, в ФНС для предоставления бухгалтерской или финансовой отчетности.

Использовать простую электронную подпись нельзя для работы с государственными органами, для получения доступа к электронным торгам. Но если стороны заключат соглашение о признании электронной подписи аналогом собственноручной подписи, то такие подписанные документы могут приобрести юридическую силу.

Так, например, происходит при подключении онлайн-банка к кредитной или дебетовой банковской карте. Сотрудник банка идентифицирует личность по паспорту, и подписывается договор на подключение онлайн-банка.

В дальнейшем простая электронная подпись будет иметь такую же юридическую силу, как и собственноручная подпись.

Когда документ считается подписанным простой электронной подписью

Для того чтобы электронный документ считался подписанным простой электронной подписью необходимо выполнение в том числе одного из следующих условий:

простая электронная подпись содержится в самом электронном документе;

ключ простой электронной подписи применяется в соответствии с правилами, установленными оператором информационной системы, с использованием которой осуществляются создание и (или) отправка электронного документа, и в созданном и (или) отправленном электронном документе содержится информация, указывающая на лицо, от имени которого был создан и (или) отправлен электронный документ.

При этом законодательством не уточняется, кто именно может быть владельцем ключа простой электронной подписи, но устанавливает ограничения по ее использованию.

Простая электронная подпись однозначно не может быть использована при подписании электронных документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну, или в информационной системе, содержащей сведения, составляющие государственную тайну.

Процедура получения простой электронной подписи

Для получения простой электронной подписи нужно один раз пройти процедуру регистрации и идентификации в структуре, для которой эта подпись будет предназначаться.

Например, оформить банковский продукт (счет или карту) — что означает пройти идентификацию клиента в банке, а затем зарегистрироваться в системе интернет-банкинга, сформировав постоянные логин и пароль для входа в систему.

Аналогично, но с некоторыми нюансами, происходит идентификация для получения ПЭП на сайтах государственных услуг.

Например, для оформления простой электронной подписи на порталах госуслуг необходимо получить код подтверждения для идентификации личности.

Возможны 3 варианта получения идентификационного кода:

явиться лично в один из перечисленных на сайте центров обслуживания (например, отделение Почты РФ) с документами, которые были указаны при создании аккаунта на сайте госуслуг;

запросить отправку заказного письма с кодом через Почту РФ — соответственно, получать его вы будете по паспорту, что и подтвердит вашу личность;

с помощью уже имеющегося средства электронной подписи (например, оформленной через удостоверяющий центр).

Кем и где используется простая электронная подпись

Применение простой электронной подписи доступно для частных лиц, индивидуальных предпринимателей и организаций.

Юридические лица, индивидуальные предприниматели и физические лица применяют простую электронную подпись в клиент-банках, на различных сайтах (интернет-магазины, портал госуслуг, интернет-услуги и др.).

Таким образом, простая электронная подпись чаще всего применяется при банковских операциях, а также для аутентификации в информационных системах, для получения госуслуг, для заверения документов внутри корпоративного электронного документооборота.

Самые распространенные варианты использования простых электронных подписей следующие:

Авторизация на интернет-сайтах. Связка логин/пароль позволяют установить, что доступ к защищенным данным запрашивает именно их автор, а не третье лицо или вовсе бот;

Заверение электронных документов. Наличие простой электронной подписи позволяет установить кем был создан файл, когда он редактировался, а также когда он был скопирован. Таким способом можно контролировать производственный процесс, работу сотрудников;

Получение доступа к файлам и базам данных, защищенных паролем.

В качестве примера того, как работает простая электронная подпись, можно привести процесс использования интернет-банка для физических лиц.

Пользователь начинает вход в систему под своим индивидуальным логином и паролем, затем на заранее предоставленный пользователем банку номер мобильного телефона приходит дополнительный разовый код для завершения входа в систему.

Если пользователь во время сессии оформляет поручение на перевод денежных средств со своих счетов — СМС с кодом для транзакции снова придет на телефон.

Подобным способом достигается:

достаточная уверенность в том, что именно клиент банка зашел в систему интернет-банкинга (идентификация);

подтверждение того, что именно клиент желает совершить денежный перевод со своего счета через интернет (авторизация).

Комбинация из логина/пароля/номера телефона для контрольных СМС и является простым идентификатором (подтверждением) личности и намерений клиента.

То есть этот комплекс может расцениваться как подпись клиента под совершаемыми действиями.

Простая электронная подпись на порталах и государственных ресурсах

Простая электронная подпись позволяет заметно упростить взаимоотношения с госструктурами.

На портале mos.ru

Физические лица для получения электронных госуслуг на официальном сайте Мэра Москвы mos.ru пользуются простой электронной подписью (то есть им достаточно зарегистрироваться на сайте mos.ru).

Юридические лица и индивидуальные предприниматели также пользуются простой электронной подписью, но им необходимо подтвердить свою личность в центре госуслуг «Мои документы» для того, чтобы приравнять ее к собственноручной.

На портале gosuslugi.ru

На портале gosuslugi.ru есть несколько уровней учетной записи.

Пользуясь упрощенным и стандартным уровнями, можно подписывать заявления простой электронной подписью.

На сайте Росреестра

Часть услуг Росреестра (например, подать заявление, записаться на прием) можно получить, используя простую электронную подпись.

Итоги

Простая электронная подпись, оформляемая в основном физическими лицами, позволяет заметно упростить взаимоотношения с госструктурами, работодателями, банками или учебными заведениями. Являясь заменой рукописной подписи, простая электронная подпись является незаменимым инструментом, позволяющим предприятиям сконструировать удобный внутренний документооборот.

Получение простой электронной подписью — несложная процедура, занимающая минимальное количество времени, но весьма расширяющая возможности пользователя интернет-ресурсов.

Остались еще вопросы по бухучету и налогам? Задайте их на бухгалтерском форуме.

Источник: http://www.audit-it.ru/terms/agreements/prostaya_elektronnaya_podpis.html