Копия паспорта персональные данные

Проводим инструктаж по теме: "Копия паспорта персональные данные". Здесь собрана информация из авторитетных источников и даны комментарии. Однако, каждый случай индивидуален. Всегда имеются нюансы. Если есть вопросы, то вы всегда можете их задать дежурному консультанту.

Содержание

1 Копия паспорта персональные данные
2 Копия паспорта персональные данные
3 Можно ли хранить копии документов в личном деле?
4 Хранить копии документов в личных делах надо будет обезличенно
5 Копия паспорта персональные данные
6 Копия паспорта персональные данные
7 Штраф до 50 тыс. рублей за хранение документов в личном деле: подробности
8 Не храните в отделе кадров копии паспортов и дипломов. За это компанию оштрафуют
9 Нужно ли получать согласие на обработку персональных данных при получении копии паспорта контрагента
10 Как правильно хранить копии документов в личном деле работника

Копия паспорта персональные данные

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с ЗАО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

В рамках круглого стола речь пойдет о Всероссийской диспансеризации взрослого населения и контроле за ее проведением; популяризации медосмотров и диспансеризации; всеобщей вакцинации и т.п.

«Лекторы – ведущие эксперты, непосредственные разработчики законов:
В. В. Витрянский, Л. Ю. Михеева, Е. А. Суханов, А. А. Маковская. Принять участие можно очно/ онлайн или в записи, в любой точке страны!»

Возможно ли хранить в личном деле работника копии документов, являющихся персональными данными (паспорта, ИНН, СНИЛС, диплома, и т.д.), если работник в заявлении на обработку персональных данных дал свое согласие на хранении в его личном деле вышеперечисленных документов?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Хранение в личных делах работников копии паспорта, ИНН, СНИЛС, документов об образовании и других документов, содержащих персональные сведения, возможно, если работодатель обеспечил одновременное соблюдение определенных условий.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Евсюкова Валентина

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Комарова Виктория

27 декабря 2018 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

Все права на материалы сайта ГАРАНТ.РУ принадлежат ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС». Полное или частичное воспроизведение материалов возможно только по письменному разрешению правообладателя. Правила использования портала.

Портал ГАРАНТ.РУ зарегистрирован в качестве сетевого издания Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзором), Эл № ФС77-58365 от 18 июня 2014 года.

ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 119234, г. Москва, ул. Ленинские горы, д. 1, стр. 77, [email protected].

8-800-200-88-88
(бесплатный междугородный звонок)

Редакция: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3145), [email protected]

Отдел рекламы: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3136), [email protected]. Реклама на портале. Медиакит

Если вы заметили опечатку в тексте,
выделите ее и нажмите Ctrl+Enter

Источник: http://www.garant.ru/consult/work_law/1238621/

Копия паспорта персональные данные

Будет ли признано нарушением порядка обработки персональных данных хранение работодателем в личном деле работника в период трудовых отношений копий следующих документов работника:
— копия паспорта;
— копия страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования;
— копии документов воинского учета для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
— копии документов об образовании и (или) о квалификации и наличии специальных знаний или специальной подготовки;
— копии документов, подтверждающих право работника на социальные льготы;
— копии документов о поощрении и награждении (государственные, ведомственные, корпоративные)?

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Трошина Татьяна

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Комарова Виктория

22 марта 2017 г.

ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 119234, г. Москва, ул. Ленинские горы, д. 1, стр. 77, [email protected].

8-800-200-88-88
(бесплатный междугородный звонок)

Редакция: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3145), [email protected]

Отдел рекламы: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3136), [email protected]. Реклама на портале. Медиакит

Если вы заметили опечатку в тексте,
выделите ее и нажмите Ctrl+Enter

Источник: http://www.garant.ru/consult/work_law/1103685/

Можно ли хранить копии документов в личном деле?

Доброго дня!
Кадровики помогите, пжл-та, разобраться с копиями документов в личном деле.
На просторах интернета прочитала, что за хранении копии паспорта в личном деле будут штрафовать, размер штрафа-50000,00.
Чтобы избежать штрафа, нужно хранить копии документов, только пока не достигли цели, для которой их снимали. Даже нельзя хранить справки о рождении ребенка, если уже выплатили пособие.
У нас в личных делах хранятся все копии документов, справки,ТД, заявления, приказы.
Получается в личных делах нельзя хранить копии документов?
Спасибо.

Вопрос: Правомерно ли в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных» хранение копий документов, таких как копия паспорта и ИНН в личных делах работников?

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Жгулева Ольга

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Сутулин Павел

25 сентября 2017 г.

Читайте так же: Родовой сертификат если наблюдалась в платной клинике

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг. Для получения подробной информации об услуге обратитесь к обслуживающему Вас менеджеру.

Источник: http://hr-portal.ru/forum/mozhno-li-hranit-kopii-dokumentov-v-lichnom-dele

Хранить копии документов в личных делах надо будет обезличенно

Разрабатывают новые правила хранения персональных данных

На едином портале размещения проектов нормативных актов появилось 2 законопроекта, которые коснутся всех компаний, обрабатывающих и хранящих персональные данные граждан, в том числе работодателей. Судя по тексту первого документа, при сборе персональных данных операторы будут обязаны осуществлять обезличивание этих данных.

Согласно ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ, обезличивание персданных — это комплекс действий, который позволяет частично скрыть принадлежность сведений конкретному субъекту: без дополнительной информации узнать, кому принадлежат данные, невозможно. Сейчас такие мероприятия являются обязательными только для государственных и муниципальных органов, однако уже в следующем году требования по обезличиванию придется выполнять большинству компаний, в том числе работодателям.

Обезличивать информацию предстоит в соответствии с Приказом Роскомнадзора от 05.09.2013 № 996, в котором рекомендуют пользоваться следующими методами:

замена части сведений;
изменение состава или семантики данных;
перемешивание (перестановка) отдельных записей или групп записей, что не позволит найти связь между информацией и конкретными субъектами.

За невыполнение обязанности по обезличиванию персональных данных либо несоблюдение установленных требований или методов планируется ввести отдельное наказание. Это предусмотрено другим обсуждаемым чиновниками законопроектом. Если его одобрят, в ст. 13.11 КоАП РФ укажут, что за такое нарушение граждан могут оштрафовать на сумму до 1500 рублей, а должностных лиц — до 6000 рублей. Индивидуальным предпринимателям грозят штрафом до 10 000 рублей, а организациям — до 30 000.

Как объясняют в Минкомсвязи, где разработали оба документа, закон о персональных данных предполагает, что после достижения целей сбора и обработки личной информации все данные должны быть уничтожены либо обезличены. Поэтому у компаний зачастую накапливается массив информации, от которой необходимо как-то избавляться. Если для государственных и муниципальных органов предусмотрены конкретные требования и методы обезличивания данных, то для остальных операторов они не обязательны, поэтому компании могут пользоваться собственными способами. Для урегулирования этой ситуации, а также в целях повышения уровня защиты личной информации граждан и предложено распространить утвержденные правила на всех операторов. А контролировать выполнение законодательства будет Роскомнадзор.

Что сейчас говорят чиновники о хранении персданных: условия, при которых хранить копии документов безопасно

Специалисты Федеральной службы по труду и занятости обращают внимание, что для частных компаний порядок ведения личного дела на законодательном уровне не установлен. В связи с этим чиновники предлагают ориентироваться на нормативные акты, регламентирующие отношения в сфере неприкосновенности частной жизни, а также сбора и хранения персональной информации.

В Роструде подчеркивают, что по Конституции запрещено собирать, хранить, использовать и распространять личные данные гражданина, только если он сам не дал согласие на обработку его личной информации. Аналогичные нормы содержатся и в Федеральном законе от 27.07.2006 № 152 «О персональных данных». С учетом этого, если сотрудник дал согласие на хранение и обработку информации о себе, работодатель вправе хранить копии документов в деле работника, в частности, СНИЛС, ИНН.

В то же время чиновники уточняют, что в ст. 86 ТК РФ обозначены цели, для которых работодателям разрешено использовать персональные данные сотрудников. Ими пользуются для:

обеспечения соблюдения законов и иных нормативных актов;
содействия в трудоустройстве;
предоставления образования и продвижения по службе;
обеспечения личной безопасности работников;
контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества.

От редакции

Список целей, для которых работодатели могут использовать персональные данные сотрудников, закрытый, и никак иначе пользоваться копиями нельзя. Например, ксерокс паспорта поможет заполнить личную карточку работника, может, еще пару документов, но потом он больше не нужен. Но во многих организациях хранят копии паспортов и иных документов по традиции, не представляя до конца, зачем они нужны. И даже после увольнения.

Теперь за хранение персональных данных сотрудника «просто так» штрафуют, и работодатели начали волноваться: что делать? Если в организации такие документы действительно нужны, оговорите это в ЛНА, получите согласие на хранение, а затем будьте готовы объяснить проверяющим, для чего они используются.

Штрафы за несоблюдение закона

Можно ли хранить копии документов в личных делах подчиненных, вроде, чиновники ответили. Тем не менее, в судебной практике уже имеются случаи, когда наличие копий у работодателя судьи посчитали ненужным. В частности, в Постановлении ФАС Северо-Кавказского округа от 11.03.2014 по делу № А53-10287/2013 заявлено, что для обработки персональных данных работников, принимаемых на работу, достаточно сверить сведения с оригиналами, и хранить копии паспортов не нужно.

Стоит вкладывать в дела работников копии их персональных документов или нет, решать вам. Напомним только, что за нарушение норм в области личных данных предусмотрено наказание по ст. 13.11 КоАП РФ. Так, за обработку личной информации в случаях, не прописанных законодательством, равно как и за обработку, несовместимую с установленными целями, должностных лиц могут оштрафовать на 5000–10 000 рублей, а организацию — на 30 000–50 000 рублей.

В свете разъяснений Роструда работодателей, возможно, смогут штрафовать согласно п. 2 ст. 13.11 КоАП РФ. По ней, за обработку информации без письменного согласия субъекта персональных данных штраф для должностных лиц повышается до 10 000–20 000 рублей, а для компаний — до 15 000–75 000 рублей.

Источник: http://clubtk.ru/rostrud-obyasnil-pravila-khraneniya-kopiy-dokumentov-v-lichnykh-delakh-rabotnikov

Копия паспорта персональные данные

При трудоустройстве работники предоставляют паспорт, СНИЛС и ИНН. Кадровая служба снимает копию с этих документов и хранит в личных делах работников. Законны ли действия кадровой службы?

Обязанность оформлять личные дела установлена в отношении государственных и муниципальных служащих (Указ Президента РФ от 30.05.2005 № 609, ст. 30 Федерального закона от 02.03.2007 № 25-ФЗ). На работников коммерческих организаций оформлять личные дела необязательно.

Читайте так же: Как узнать есть ли повестка в суд

Однако если коммерческая организация решила вести личные дела работников, то целесообразно закрепить порядок их ведения в соответствующем положении.

В личные дела работников могут помещаться следующие документы:

анкета, автобиография, резюме;
заявление о приеме на работу;
копии документов об образовании;
рекомендации и характеристики;
медицинские справки;
трудовой договор;
выписка из приказа о приеме на работу;
выписки из протоколов об избрании на должность, об итогах конкурса на вакантную должность;
личная карточка.

Копии документов (выписки) должны заверять работники кадровой службы. Документы личного дела подшиваются в папку «Дело». В личном деле должна быть оформлена внутренняя опись документов.

В п. 16 Указа Президента РФ от 30.05.2005 № 609 установлено, что к личному делу гражданского служащего в числе прочего приобщаются копия паспорта и копия документов ЗАГСа. Однако применять это требование к личным делам лиц, которые не являются гражданскими служащими, неправомерно.

Документы, удостоверяющие личность, нужны работодателю исключительно при оформлении трудовых отношений. Данные, которые содержат паспорта, СНИЛС и ИНН признаются персональными.

Под персональными данными понимаются сведения о фактах, событиях и обстоятельствах частной жизни гражданина, позволяющие идентифицировать его личность (п. 1 Указа Президента РФ от 06.03.1997 № 188). Сбор, обработка, передача, хранение и иные действия с такой информацией должны выполняться в строгом соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» (далее – Закон № 152-ФЗ).

В соответствии с п. 2 ст. 5 Закона № 152-ФЗ обработка персональных данных должна ограничиваться достижением конкретных, заранее определенных и законных целей.

Паспорт и СНИЛС нужны работодателю для заключения договора, поэтому их предоставление ограничено целью заключения трудового договора. Следовательно, хранить копии этих документов в личном деле работодатель не вправе. Обратите внимание, требовать у работника ИНН работодатель не имеет права, поэтому хранение копии ИНН в личном деле не служит для достижения законных и заранее определенных целей.

Хранение копий паспорта, СНИЛС и ИНН в личном деле может повлечь ответственность за нарушение законодательства о персональных данных (см. например, постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 21.04.2014 по делу № А53-13327/2013). Например, Пятнадцатый арбитражный апелляционный суд, привлекая к ответственности работодателя постановлением от 14.03.2014 № 15АП-22502/2013 по делу А53-12557/2013, указал следующее: в личных делах работников общества хранятся документы, содержащие персональные данные, превышающие установленный пунктом 2 статьи 86 ТК РФ объем обрабатываемых персональных данных работников, определенный законодательством. К незаконно обрабатываемым персональным данным работников относятся копии страниц паспорта, фотографии работников.

Источник: http://its.1c.ru/db/content/answersstaff/src/%EA%E0%E4%F0%FB/190722_%EA%EE%EF%E8%FF.htm

Копия паспорта персональные данные

Роскомнадзор направил организации предписание, в котором указано, что хранение копий личных документов является избыточным при обработке персональных данных работников.
Вправе ли работодатель хранить копии документов, предъявляемых работником при поступлении на работу: копии паспорта, свидетельства ИНН, СНИЛС, документов об образовании?

Видео (кликните для воспроизведения).

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Хранение в личных делах работников копии паспорта и других документов, содержащих персональные сведения, не является нарушением закона, если работодатель обеспечил одновременное соблюдение следующих условий:
— от работника получено согласие на хранение его персональных данных, указанных в копиях документов, необходимость обработки которых не обусловлена достижением целей, поименованных в п.п. 2-11 ч. 1 ст. 6 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных»;
— работодателем заранее определены конкретные цели хранения персональных данных, содержащихся в копиях документов работников, при этом такие цели не противоречат законодательству;
— объем персональных данных, указанных в копиях документов работника, не превышает объем данных, которые работодателю необходимо использовать в соответствии с заявленными целями обработки.
Если эти условия не соблюдаются (например, хранение копий личных документов работника не обусловлено необходимостью достижения конкретных, заранее определенных и законных целей обработки персональных данных), хранение копий таких документов противоречит требованиям законодательства.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Ерин Павел

Ответ прошел контроль качества

ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 119234, г. Москва, ул. Ленинские горы, д. 1, стр. 77, [email protected].

8-800-200-88-88
(бесплатный междугородный звонок)

Редакция: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3145), [email protected]

Отдел рекламы: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3136), [email protected]. Реклама на портале. Медиакит

Если вы заметили опечатку в тексте,
выделите ее и нажмите Ctrl+Enter

Источник: http://www.garant.ru/consult/control/1209539/

Штраф до 50 тыс. рублей за хранение документов в личном деле: подробности

При приеме на работу и в дальнейшем работодатель, как правило, делает копии личных документов работника (паспорта, СНИЛС, трудовой книжки и др.) и сохраняет их в личном деле. Можно сказать, что изготовление и хранение копий документов работников – обычная практика для любого работодателя. Однако Роструд пояснил, что при этом необходимо учитывать требования законодательства (Доклад с руководством по соблюдению обязательных требований, дающих разъяснение, какое поведение является правомерным, а также разъяснение новых требований нормативных правовых актов за 2 квартал 2017 г.).

Читайте так же: Платежное поручение с отметкой банка сбербанка

Хранение документов – при получении согласия?

Роструд отмечает, что порядок ведения личного дела работника нормами действующего законодательства не установлен. Однако, если работодатель собирается хранить копии документов работника в его личном деле, то делать это можно лишь при получении согласия от работника на хранение и обработку персональных данных. К слову, персональными данными считается любая информация, которая прямо или косвенно относится к определенному или определяемому физическому лицу (п. 1 ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ ).

Роструд напоминает, что обработка персональных данных работника может производиться исключительно в следующих целях (ст. 86 ТК РФ):

обеспечение соблюдения законов и иных нормативных правовых актов;
содействие работникам в трудоустройстве, получении образования и продвижении по службе;
обеспечение личной безопасности работников;
контроль количества и качества выполняемой работы;
обеспечение сохранности имущества.

Форму согласия на обработку персональных данных сотрудника мы приводили в нашей консультации.

Роскомнадзор думает по-другому

В противовес позиции Роструда Роскомнадзор полагает, что даже при получении согласия на обработку персональных данных хранение, к примеру, копий паспорта, свидетельства о браке, свидетельства о рождении ребенка или военного билета, не является законным. И суды иногда поддерживают такую точку зрения (Постановления ФАС СКО от 21.04.2014 по делу № А53-13327/2013 , 15-го ААС от 14.03.2014 № 15АП-22502/2013 ).

Хранение копий документов в личном деле, если оно рассматривается как нарушение законодательства РФ в области персональных данных, грозит штрафом (ч. 1 ст. 13.11 КоАП РФ ):

на должностных лиц – от 5 000 до 10 000 рублей;
на организации – от 30 000 до 50 000 рублей.

С учетом противоречивости позиций можно отметить, что во избежание возможных претензий к работодателю не рекомендуется хранить копии документов работника в его личном деле.

Источник: http://glavkniga.ru/situations/k505607

Не храните в отделе кадров копии паспортов и дипломов. За это компанию оштрафуют

В статье читайте:

Нужно ли согласие сотрудника, чтобы снять копии с его документов;
Сколько хранить копии паспортов и свидетельств в отделе кадров;
Как оформить уничтожение копий документов, содержащих персональные данные.

Прием на работу – Общий порядок приема на работу

Роскомнадзор решит, что работодатель собирает лишние персональные данные, если кадровая служба хранит копии паспортов сотрудников, свидетельств о браке, рождении детей и т. д. Теперь штраф за одно такое нарушение достигает 50 000 рублей1. В статье мы разобрали, как обезопасить себя, если получаете у сотрудников копии личных документов.

Получайте копии документов, только чтобы предоставить сотруднику гарантии и компенсации

Сведите к минимуму обработку копий личных документов сотрудников, хранение которых вызывает претензии у проверяющих (схема ниже). Используйте данные, которые указали в трудовых договорах и личных карточках, при необходимости попросите сотрудника предъявить необходимый документ и перепишите из него нужную информацию.

Есть случаи, когда Роскомнадзор и суды признавали обработку копий неправомерной, даже если они нужны по закону, чтобы, к примеру, назначить пособие. Обосновывали это тем, что работодатель обрабатывает избыточные сведения. Кроме того, копии личных документов содержат специальные категории персональных данных, например информацию о национальности, которые, по общему правилу, обрабатывать нельзя (постановление Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 17 декабря 2013 г. № 15АП-16132/13, постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 21 апреля 2014 г. по делу № А53-13327/2013, от 11 марта 2014 г. по делу № А53-10287/2013 и др.).

Вместе с тем копии личных документов часто требуются, чтобы предоставить сотруднику или членам его семьи гарантии и компенсации, например, пособия, путевки и т. п. (ч. 2–5 ст. 5 Закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ, далее – Закон № 152-ФЗ). В зависимости от того, закон или локальный акт обязывает работника представить копии, действует разный порядок их получения.

Комментарий в тему

Иван ШКЛОВЕЦ, заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости (Москва)

Если инспектор ГИТ обнаружит копии паспортов в личных делах, то сообщит об этом в Роскомнадзор

Трудовой кодекс хранение копий в личных делах не предусматривает. Если они понадобились вам для конкретной цели, каждый раз получайте их у сотрудника и оформляйте отдельное согласие на обработку данных. Такие случаи возникают нечасто и в них всегда заинтересован работник.

За хранение копий в личных делах на постоянной основе компанию могут привлечь к административной ответственности. Нарушает ли работодатель законодательство о персональных данных, проверяет Роскомнадзор. Если случаи хранения копий выявит инспектор ГИТ, то передаст такую информацию в это ведомство.

Копии получают в силу закона. По общему правилу, представители компании не должны снимать копии с документов, которые приносит сотрудник. Например, при приеме на работу он лишь показывает паспорт, диплом, военный билет и проч. Кадровик проверяет эти документы и возвращает работнику (ст. 65 ТК РФ, постановление Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 14 марта 2014 г. по делу № А53-12557/2013).

Часто работодатели прописывают в трудовых договорах условие, что сотрудник дает согласие на обработку любых персональных данных на все время работы в компании. Однако это неправильно: нужно запрашивать у сотрудника отдельное согласие на те или иные действия с его персональными данными в конкретной ситуации. Условие в трудовом договоре о том, что работник заранее на все согласился, будет ухудшать его положение по сравнению с законом (ч. третья ст. 57 ТК РФ).

Случаев, когда работодатель по закону обязан запросить у сотрудника копию документа, мало. Например, чтобы получить средства на выплату единовременного пособия, организация представляет в ФСС России копию справки о рождении ребенка (п. 3 приказа Минздравсоцразвития России от 4 декабря 2009 г. № 951н). Чтобы назначить ежемесячное пособие по уходу за ребенком, потребуются копии свидетельств о рождении предыдущих детей (ч. 6 ст. 13 Закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ). Сотрудник должен представить копии таких документов, если хочет, чтобы работодатель назначил пособие. Поскольку обязанность предусматривает закон, получать отдельное согласие на обработку персональных данных не нужно (п. 2 ч. 1 ст. 6 Закона № 152-ФЗ).

Читайте так же: Судебные издержки в арбитражном процессе судебная практика

Копии получают, чтобы исполнить локальный акт. Закон не запрещает включать в локальные акты условие, что работник передает в отдел кадров копии личных документов, чтобы ему предоставили корпоративные гарантии. Например, выдали новогодние подарки для детей, оказали материальную помощь и т. д.

Работодатель вправе без согласия сотрудника обрабатывать его персональные данные в случаях, предусмотренных коллективным договором и локальными актами (абз. 2 Разъяснений Роскомнадзора от 14 декабря 2012 г.). Однако закон не поясняет, включает ли такая обработка право работодателя снять и хранить копии с документов. Поэтому безопаснее получить письменное согласие работника (образец ниже). Сотрудник вправе отказаться представлять копии, за это его нельзя привлечь к дисциплинарной ответственности.

Важная статья: «Утвердите политику обработки персональных данных, чтобы избежать штрафа Роскомнадзора» (№ 11, 2017)

Скачать и распечатать образец

Уничтожьте копии после того, как предоставили гарантии

Прекратите обработку информации и уничтожьте ее материальные носители, в том числе копии, если достигли цели, для которой получали сведения. Например, работнику предоставили гарантии, предусмотренные локальным актом, или компания отменила этот акт (ч. 4 ст. 21 Закона № 152-ФЗ).

Уничтожьте копии в течение 30 дней с даты, когда достигли цели обработки данных. Копии паспортов, свидетельств и т. д. не относятся к документам по личному составу. Поэтому сроки хранения, установленные законодательством об архивном деле, к ним не применяют (п. 3 ст. 3 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ).

Установите порядок уничтожения материальных носителей персональных данных самостоятельно. Как правило, для этого создают комиссию или назначают ответственное лицо, о чем издают приказ в произвольной форме (образец ниже).

Исключите несанкционированный доступ к копиям личных документов сотрудников. Храните их в сейфах или шкафах, которые запираются на ключ. Утвердите приказом перечень лиц, имеющих доступ к таким данным, и перечень мест хранения материальных носителей персональных данных (ч. 3 ст. 4 Закона № 152-ФЗ, п. 13 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 15 сентября 2008 г. № 687).

Скачать и распечатать образец

Зафиксируйте уничтожение персональных данных в специальном журнале или акте о прекращении обработки персональных данных (образец ниже). Форму этих документов утверждает работодатель, унифицированных шаблонов нет (информация Роскомнадзора от 25 сентября 2015 г.).

Скачать и распечатать образец

Нормативная база

Документ	Поможет вам

Пункт 2 ст. 86 ТК РФ, ч. 5 ст. 5 Закона № 152-ФЗ, постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 21 апреля 2014 г. по делу № А53-13327/2013, от 11 марта 2014 г. по делу № А53-10287/2013 Понять, что нельзя хранить копии личных документов сотрудников без конкретной цели, на всякий случай Информация Роскомнадзора от 25 сентября 2015 г. Узнать, как уничтожить персональные данные Статья 13.11 КоАП РФ Выяснить, какие наказания грозят работодателю за нарушения в работе с персональными данными

Важные выводы

Получайте у работника копии паспорта и иных документов, только чтобы предоставить ему гарантии, предусмотренные законом или локальным актом.
Храните копии документов в отделе кадров, пока не достигли цели, для которой их снимали.
Документально фиксируйте уничтожение копий документов, содержащих персональные данные.

Источник: http://ajur.biz/ne-hranite-v-otdele-kadrov-kopii-pasportov-i-diplomov-za-eto-kompaniyu-oshtrafuyut/

Нужно ли получать согласие на обработку персональных данных при получении копии паспорта контрагента

Вопрос:

Проявляя должную осмотрительность и осторожность при заключении договоров (это требование налогового законодательства), мы запрашиваем у контрагентов копии паспортов.
Обязан ли контрагент предоставить копию паспорта (ИП или руководителя)?
Нужно ли получать согласие на обработку персональных данных при получении копии паспорта?

Ответ:

Законодательством РФ не установлена обязанность контрагента предоставлять копию своего паспорта для заключения договора.

Однако согласно позиции налоговых органов и примерам из судебной практики налогоплательщик должен проявлять должную осмотрительность при выборе контрагента. Для этого, в частности, одним из документов, которые необходимо получить от контрагента, является копия паспорта — документа, удостоверяющего личность (письма ФНС РФ от 05.06.2017 № ЕД-4-15/10588, от 24.06.2016 № ЕД-19-15/104, Определение ВАС РФ от 01.12.2011 № ВАС-15570/11, Постановление Десятого арбитражного апелляционного суда от 17.11.2016 № 10АП-14057/2016).

В свою очередь, контрагент при желании имеет право предоставить копию своего паспорта – это его право, а не обязанность.

Что касается условия хранения данных документов, то следует учитывать следующее.

Копия паспорта относится к персональным данным гражданина (ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ ), поскольку в нем содержится информация, прямо относящаяся к физическому лицу.

Сбор и последующее хранение указанных данных относятся к обработке персональных данных, в соответствии с ч. 1 ст. 9 Закона о персональных данных: обработка этих данных производится с согласия субъекта персональных данных. Следовательно, обязательным условием для сбора и хранения копии паспорта контрагента является получение его согласия.

Статьей 13.11 КоАП РФ установлена ответственность в области нарушения законодательства о персональных данных, частью второй предусмотрена ответственность за обработку персональных данных без согласия субъекта этих данных в письменной форме. За данное правонарушение предусмотрен штраф в размере:

на граждан — от 3 до 5 тыс. рублей;
на должностных лиц — от 10 до 20 тыс. рублей;
на юридических лиц — от 15 до 75 тыс. рублей.

Источник: http://www.v2b.ru/quest/nuzhno-li-poluchat-soglasie-na-obrabotku-personalnyh-dannyh-pri/

Как правильно хранить копии документов в личном деле работника

Может ли работодатель хранить копии паспорта, СНИЛС, документов об образовании работника в его личном деле? Этот вопрос часто задают слушатели курсов по кадровому учету в Контур.Школе. Ответим на него в статье.

Читайте так же: Порядок применение постановлений верховного суда

Работодатель должен помнить, что он:

обязан вести личные дела, если это определено нормативными правовыми актами, как, например, у органов исполнительной власти;
не обязан вести личные дела работников, если это не определено нормативными правовыми актами;
если не обязан вести личные дела, но решил делать это в своей организации, только он может ответить на вопрос, какие документы должны попадать в личные дела при их формировании. При этом работодателю важно разобраться с принципами обработки персональных данных.

Если вы решили вести личные дела работников

Первоочередная задача работодателя, который начинает формировать документы работников в личные дела, — разработать локальный нормативный акт: стандарт или положение о порядке формирования личных дел. Именно там следует раскрыть вопросы, как оформлять личные дела, формировать в них кадровые документы.

Распространенная ошибка: работодатель хранит лишнюю информацию о работниках на всякий случай. Этим он нарушает принципы обработки персональных данных.

За нарушение принципов обработки персональных данных, несовместимой с целями их сбора, Роскомнадзор может привлечь работодателя к административной ответственности по ч.1 ст. 13.11 КоАП РФ и выписать предупреждение или административный штраф:

на граждан в размере от 1 000 до 3 000 руб.;
на должностных лиц — от 5 000 до 10 000 руб.;
на юридических лиц — от 30 000 до 50 000 руб.

Что надо знать о персональных данных работников

Внести сведения и хранить копии — большая разница

В ст. 65 Трудового кодекса документы работника определены как предъявляемые при приеме на работу. Предполагается, что они именно предъявляются работодателю, а не передаются ему на хранение или для снятия копий.

Все, что необходимо сделать отвечающему за кадровое делопроизводство, — внести необходимые сведения в личную карточку Т-2. В этом случае не надо получать согласие работника на обработку его персональных данных.

А вот хранение копий паспорта гражданина РФ, СНИЛС, документов об образовании подпадает под понятие «обработка персональных данных», т.к. копии содержат персональные данные работника. Но работодатели часто хранят копии на случай «а вдруг проверяющие из налоговой, ФСС, прокуратуры и т.д. запросят». Такое объяснение не подходит для цели обработки персональных данных. А если нет законной конкретной цели, то нет и согласия на обработку персональных данных, содержащихся в копиях документов.

Обработка персональных данных допускается для исполнения договора, стороной которого является субъект персональных данных (подп. 5 ч. 1 ст. 6 федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных», далее — Закон «О персональных данных»).

Можно ли хранить копии, если есть согласие от работников?

Даже если работник согласен передать копии работодателю, законной цели при этом не возникает. Разберемся, что такое «законная конкретная цель».

Нет цели — нет права хранить копии

Проверяющие из Роскомнадзора применяют принципы, определенные ст. 5 Закона «О персональных данных»:

обработка персональных данных должна ограничиваться достижением конкретных, заранее определенных и законных целей. Не допускается обработка персональных данных, несовместимая с целями сбора персональных данных;
обработке подлежат только персональные данные, которые отвечают целям их обработки;
содержание и объем обрабатываемых персональных данных должны соответствовать заявленным целям обработки. Цели обработки персональных данных не должны быть избыточными по отношению к заявленным целям.

Требования к содержанию согласия на обработку персональных данных определены в ч. 4 ст. 9 Закона «О персональных данных». К обязательным сведениям в согласии относятся цель обработки персональных данных и перечень действий с персональными данными.

Хранение копий документов работника должно ограничиваться достижением заранее определенных, конкретных целей, которые не должны быть избыточными по отношению к заявленным целям обработки.

Пример законных и конкретный целей обработки персональных данных:

для целей добровольного медицинского страхования работников;
для размещения информации о Ф. И. О. работника, его должности на внутреннем сайте работодателя.

Пример незаконной цели обработки персональных данных: на случай, если запросят проверяющие из налоговой, ФСС, прокуратуры и т.д.

Наличие у работодателя копий документов работников может свидетельствовать об избыточности информации о работниках (их персональных данных) по сравнению с тем, что требуется действующим законодательством.

Хранение копии паспорта

Ксерокопия паспорта может содержать биометрические персональные данные, т.е. данные об особенностях физиологических и биологических особенностях человека. Например, на копии можно увидеть особенности строения овала лица, формы глаз, носа и т.д.

В соответствии со ст. 11 Закона «О персональных данных» биометрические персональные данные обрабатываются только с согласия работника. В согласии нужно прописать цели, которые бы не нарушали принципы обработки персональных данных, не допускали излишней их обработки и были бы конкретными и законными.

Выводы и рекомендации

Определите правомерность своих действий:

Если вы собираете и храните в документах по кадровому учету копии документов работника, когда это не предусмотрено нормативными правовыми актами и согласием, то вы превышаете объем обрабатываемых персональных данных работника, установленный Конституцией РФ, ТК РФ и иными федеральными законами. Подобный вывод есть в судебной практике, в частности в Постановлениях Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 14.03.2014 № 15АП-22502/2013 по делу № А53-12557/2013, ФАС Северо-Кавказского округа от 21.04.2014 по делу № А53-13327/2013. Именно после появления этих дел и начались многочисленные вопросы относительно хранения копий документов работника.
Если у вас есть конкретная цель, собирать и хранить копии правомерно. Помните, что хранение копий документов работника законно только в том случае, если работодатель определил конкретную цель их обработки (хранения), не допускающую излишней обработки персональных данных. Цель должна быть прописана в согласии на обработку персональных данных. При отсутствии такой цели и согласия хранение копий документов, даже если работодатель определит возможность, является нарушением законодательства о персональных данных.

Видео (кликните для воспроизведения).

Источник: http://school.kontur.ru/publications/1669

Копия паспорта персональные данные

Оценка 5 проголосовавших: 1