Средства автоматизации обработки персональных данных

Статья 7. Порядок обработки персональных данных без использования средств автоматизации

Статья 7. Порядок обработки персональных данных без использования средств автоматизации

1. Обработка персональных данных без использования средств автоматизации (далее — неавтоматизированная обработка персональных данных) может осуществляться в виде документов на бумажных носителях и в электронном виде (файлы, базы банных) на электронных носителях информации.

2. При неавтоматизированной обработке различных категорий персональных данных должен использоваться отдельный материальный носитель для каждой категории персональных данных.

3. При неавтоматизированной обработке персональных данных на бумажных носителях:

1) не допускается фиксация на одном бумажном носителе персональных данных, цели обработки которых заведомо несовместимы;

2) персональные данные должны обособляться от иной информации, в частности путем фиксации их на отдельных бумажных носителях, в специальных разделах или на полях форм (бланков);

3) документы, содержащие персональные данные, формируются в дела в зависимости от цели обработки персональных данных;

4) дела с документами, содержащими персональные данные, должны иметь внутренние описи документов с указанием цели обработки и категории персональных данных.

4. При использовании типовых форм документов, характер информации в которых предполагает или допускает включение в них персональных данных (далее — типовые формы), должны соблюдаться следующие условия:

1) типовая форма или связанные с ней документы (инструкция по ее заполнению, карточки, реестры и журналы) должны содержать сведения о цели неавтоматизированной обработки персональных данных, имя (наименование) и адрес оператора, фамилию, имя, отчество и адрес субъекта персональных данных, источник получения персональных данных, сроки обработки персональных данных, перечень действий с персональными данными, которые будут совершаться в процессе их обработки, общее описание используемых оператором способов обработки персональных данных;

2) типовая форма должна предусматривать поле, в котором субъект персональных данных может поставить отметку о своем согласии на неавтоматизированную обработку персональных данных, — при необходимости получения письменного согласия на обработку персональных данных;

3) типовая форма должна быть составлена таким образом, чтобы каждый из субъектов персональных данных, содержащихся в документе, имел возможность ознакомиться со своими персональными данными, содержащимися в документе, не нарушая прав и законных интересов иных субъектов персональных данных;

4) типовая форма должна исключать объединение полей, предназначенных для внесения персональных данных, цели обработки которых заведомо несовместимы.

5. Документы и внешние электронные носители информации, содержащие персональные данные, должны храниться в служебных помещениях в надежно запираемых и опечатываемых шкафах (сейфах). При этом должны быть созданы надлежащие условия, обеспечивающие их сохранность.

6. Уничтожение или обезличивание части персональных данных, если это допускается материальным носителем, может производиться способом, исключающим дальнейшую обработку этих персональных данных, с сохранением возможности обработки иных данных, зафиксированных на материальном носителе (удаление, вымарывание).

7. При несовместимости целей обработки персональных данных, зафиксированных на одном материальном носителе, если материальный носитель не позволяет осуществлять обработку персональных данных отдельно от других зафиксированных на том же носителе персональных данных, должны быть приняты меры по обеспечению раздельной обработки персональных данных, в частности:

1) при необходимости использования или распространения определенных персональных данных отдельно от находящихся на том же материальном носителе других персональных данных осуществляется копирование персональных данных, подлежащих распространению или использованию, способом, исключающим одновременное копирование персональных данных, не подлежащих распространению и использованию, и используется (распространяется) копия персональных данных;

2) при необходимости уничтожения или блокирования части персональных данных уничтожается или блокируется материальный носитель с предварительным копированием сведений, не подлежащих уничтожению или блокированию, способом, исключающим одновременное копирование персональных данных, подлежащих уничтожению или блокированию.

8. Уточнение персональных данных при осуществлении их обработки без использования средств автоматизации производится путем обновления или изменения данных на материальном носителе, а если это не допускается техническими особенностями материального носителя, — путем фиксации на том же материальном носителе сведений о вносимых в них изменениях либо путем изготовления нового материального носителя с уточненными персональными данными.

9. Обработка персональных данных, осуществляемая без использования средств автоматизации, должна осуществляться таким образом, чтобы в отношении каждой категории персональных данных можно было определить места хранения персональных данных (материальных носителей) и установить перечень лиц, осуществляющих обработку персональных данных либо имеющих к ним доступ.

10. Необходимо обеспечивать раздельное хранение персональных данных (материальных носителей), обработка которых осуществляется в различных целях.

> Цели обработки персональных данных (ст.ст. 8)

Содержание Постановление Главы муниципального образования — Пеньковское сельское поселение Пителинского муниципального района Рязанской.

Откройте актуальную версию документа прямо сейчас или получите полный доступ к системе ГАРАНТ на 3 дня бесплатно!

Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.

Источник: http://base.garant.ru/36131768/e88847e78ccd9fdb54482c7fa15982bf/

Приложение N 14. Правила обработки персональных данных без использования средств автоматизации

Приложение N 14
к Приказу
Министерства дорожного хозяйства
Калужской области
от 24 февраля 2014 г. N 27

Правила
обработки персональных данных без использования
средств автоматизации

Персональные данные (далее — ПДн) при их обработке, осуществляемой без использования средств автоматизации, должны обособляться от иной информации, в частности путем фиксации их на отдельных материальных носителях ПДн (далее — материальные носители), в специальных разделах или на полях форм (бланков).

При фиксации ПДн на материальных носителях не допускается фиксация на одном материальном носителе ПДн, цели, обработки которых заведомо не совместимы. Для обработки различных категорий ПДн, осуществляемой без использования средств автоматизации, для каждой категории ПДн должен использоваться отдельный материальный носитель.

При использовании типовых форм документов, характер информации в которых предполагает или допускает включение в них ПДн (далее — типовая форма), должны соблюдаться следующие условия:

— типовая форма или связанные с ней документы (инструкция по ее заполнению, карточки, реестры и журналы) должны содержать сведения о цели обработки ПДн, осуществляемой без использования средств автоматизации; имя (наименование) и адрес оператора; фамилию, имя, отчество и адрес субъекта ПДн; источник получения ПДн; сроки обработки ПДн; перечень действий с ПДн, которые будут совершаться в процессе их обработки; общее описание используемых оператором способов обработки ПДн;

— типовая форма должна предусматривать поле, в котором субъект ПДн может поставить отметку о своем согласии на обработку ПДн, осуществляемую без использования средств автоматизации, — при необходимости получения письменного согласия на обработку ПДн;

— типовая форма должна быть составлена таким образом, чтобы каждый из субъектов ПДн, содержащихся в документе, имел возможность ознакомиться со своими ПДн, содержащимися в документе, не нарушая прав и законных интересов иных субъектов ПДн;

— типовая форма должна исключать объединение полей, предназначенных для внесения ПДн, цели, обработки которых заведомо не совместимы.

При несовместимости целей обработки ПДн, зафиксированных на одном материальном носителе, если материальный носитель не позволяет осуществлять обработку ПДн отдельно от других зафиксированных на том же носителе ПДн, должны быть приняты меры по обеспечению раздельной обработки ПДн, в частности:

— при необходимости использования или распространения определенных ПДн отдельно от находящихся на том же материальном носителе других ПДн осуществляется копирование ПДн, подлежащих распространению или использованию, способом, исключающим одновременное копирование ПДн, не подлежащих распространению и использованию, и используется (распространяется) копия ПДн;

— при необходимости уничтожения или блокирования части ПДн уничтожается или блокируется материальный носитель с предварительным копированием сведений, не подлежащих уничтожению или блокированию, способом, исключающим одновременное копирование ПДн, подлежащих уничтожению или блокированию.

Уничтожение или обезличивание части ПДн, если это допускается материальным носителем, может производиться способом, исключающим дальнейшую обработку этих ПДн с сохранением возможности обработки иных данных, зафиксированных на материальном носителе (удаление, вымарывание).

Уточнение ПДн при осуществлении их обработки без использования средств автоматизации производится путем обновления или изменения данных на материальном носителе, а если это не допускается техническими особенностями материального носителя — путем фиксации на том же материальном носителе сведений о вносимых в них изменениях, либо путем изготовления нового материального носителя с уточненными ПДн.

> N 15. Информация об обработке персональных данных без использования средств автоматизации

Содержание Приказ Министерства дорожного хозяйства Калужской области от 24 февраля 2014 г. N 27 «Об обработке персональных данных.

Откройте актуальную версию документа прямо сейчас или получите полный доступ к системе ГАРАНТ на 3 дня бесплатно!

Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.

Источник: http://base.garant.ru/29333137/8599a70d26e5983585d90ff6adf82e89/

Постановление Правительства РФ от 15 сентября 2008 г. N 687 «Об утверждении Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации»

Постановление Правительства РФ от 15 сентября 2008 г. N 687
«Об утверждении Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации»

В целях реализации Федерального закона «О персональных данных» Правительство Российской Федерации постановляет:

1. Утвердить прилагаемое Положение об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации.

2. Федеральным органам исполнительной власти в месячный срок привести свои акты по вопросам обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации, в соответствие с настоящим постановлением.

3. Настоящее постановление вступает в силу по истечении одного месяца со дня его официального опубликования.

Председатель Правительства
Российской Федерации

15 сентября 2008 г.

Положение
об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации
(утв. постановлением Правительства РФ от 15 сентября 2008 г. N 687)

I. Общие положения

2. Обработка персональных данных не может быть признана осуществляемой с использованием средств автоматизации только на том основании, что персональные данные содержатся в информационной системе персональных данных либо были извлечены из нее.

II. Особенности организации обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации

4. Персональные данные при их обработке, осуществляемой без использования средств автоматизации, должны обособляться от иной информации, в частности путем фиксации их на отдельных материальных носителях персональных данных (далее — материальные носители), в специальных разделах или на полях форм (бланков).

5. При фиксации персональных данных на материальных носителях не допускается фиксация на одном материальном носителе персональных данных, цели обработки которых заведомо не совместимы. Для обработки различных категорий персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации, для каждой категории персональных данных должен использоваться отдельный материальный носитель.

6. Лица, осуществляющие обработку персональных данных без использования средств автоматизации (в том числе сотрудники организации-оператора или лица, осуществляющие такую обработку по договору с оператором), должны быть проинформированы о факте обработки ими персональных данных, обработка которых осуществляется оператором без использования средств автоматизации, категориях обрабатываемых персональных данных, а также об особенностях и правилах осуществления такой обработки, установленных нормативными правовыми актами федеральных органов исполнительной власти, органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации, а также локальными правовыми актами организации (при их наличии).

7. При использовании типовых форм документов, характер информации в которых предполагает или допускает включение в них персональных данных (далее — типовая форма), должны соблюдаться следующие условия:

а) типовая форма или связанные с ней документы (инструкция по ее заполнению, карточки, реестры и журналы) должны содержать сведения о цели обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации, имя (наименование) и адрес оператора, фамилию, имя, отчество и адрес субъекта персональных данных, источник получения персональных данных, сроки обработки персональных данных, перечень действий с персональными данными, которые будут совершаться в процессе их обработки, общее описание используемых оператором способов обработки персональных данных;

б) типовая форма должна предусматривать поле, в котором субъект персональных данных может поставить отметку о своем согласии на обработку персональных данных, осуществляемую без использования средств автоматизации, — при необходимости получения письменного согласия на обработку персональных данных;

в) типовая форма должна быть составлена таким образом, чтобы каждый из субъектов персональных данных, содержащихся в документе, имел возможность ознакомиться со своими персональными данными, содержащимися в документе, не нарушая прав и законных интересов иных субъектов персональных данных;

г) типовая форма должна исключать объединение полей, предназначенных для внесения персональных данных, цели обработки которых заведомо не совместимы.

8. При ведении журналов (реестров, книг), содержащих персональные данные, необходимые для однократного пропуска субъекта персональных данных на территорию, на которой находится оператор, или в иных аналогичных целях, должны соблюдаться следующие условия:

а) необходимость ведения такого журнала (реестра, книги) должна быть предусмотрена актом оператора, содержащим сведения о цели обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации, способы фиксации и состав информации, запрашиваемой у субъектов персональных данных, перечень лиц (поименно или по должностям), имеющих доступ к материальным носителям и ответственных за ведение и сохранность журнала (реестра, книги), сроки обработки персональных данных, а также сведения о порядке пропуска субъекта персональных данных на территорию, на которой находится оператор, без подтверждения подлинности персональных данных, сообщенных субъектом персональных данных;

в) персональные данные каждого субъекта персональных данных могут заноситься в такой журнал (книгу, реестр) не более одного раза в каждом случае пропуска субъекта персональных данных на территорию, на которой находится оператор.

9. При несовместимости целей обработки персональных данных, зафиксированных на одном материальном носителе, если материальный носитель не позволяет осуществлять обработку персональных данных отдельно от других зафиксированных на том же носителе персональных данных, должны быть приняты меры по обеспечению раздельной обработки персональных данных, в частности:

а) при необходимости использования или распространения определенных персональных данных отдельно от находящихся на том же материальном носителе других персональных данных осуществляется копирование персональных данных, подлежащих распространению или использованию, способом, исключающим одновременное копирование персональных данных, не подлежащих распространению и использованию, и используется (распространяется) копия персональных данных;

б) при необходимости уничтожения или блокирования части персональных данных уничтожается или блокируется материальный носитель с предварительным копированием сведений, не подлежащих уничтожению или блокированию, способом, исключающим одновременное копирование персональных данных, подлежащих уничтожению или блокированию.

10. Уничтожение или обезличивание части персональных данных, если это допускается материальным носителем, может производиться способом, исключающим дальнейшую обработку этих персональных данных с сохранением возможности обработки иных данных, зафиксированных на материальном носителе (удаление, вымарывание).

11. Правила, предусмотренные пунктами 9 и 10 настоящего Положения, применяются также в случае, если необходимо обеспечить раздельную обработку зафиксированных на одном материальном носителе персональных данных и информации, не являющейся персональными данными.

12. Уточнение персональных данных при осуществлении их обработки без использования средств автоматизации производится путем обновления или изменения данных на материальном носителе, а если это не допускается техническими особенностями материального носителя, — путем фиксации на том же материальном носителе сведений о вносимых в них изменениях либо путем изготовления нового материального носителя с уточненными персональными данными.

III. Меры по обеспечению безопасности персональных данных при их обработке, осуществляемой без использования средств автоматизации

13. Обработка персональных данных, осуществляемая без использования средств автоматизации, должна осуществляться таким образом, чтобы в отношении каждой категории персональных данных можно было определить места хранения персональных данных (материальных носителей) и установить перечень лиц, осуществляющих обработку персональных данных либо имеющих к ним доступ.

14. Необходимо обеспечивать раздельное хранение персональных данных (материальных носителей), обработка которых осуществляется в различных целях.

15. При хранении материальных носителей должны соблюдаться условия, обеспечивающие сохранность персональных данных и исключающие несанкционированный к ним доступ. Перечень мер, необходимых для обеспечения таких условий, порядок их принятия, а также перечень лиц, ответственных за реализацию указанных мер, устанавливаются оператором.

Любые сведения о гражданине (фамилия, имя, отчество, дата и место рождения, адрес, семейное положение и т.п.) составляют персональные данные о нем. Законодательством РФ допускается их обработка, в том числе сбор, хранение, уточнение, использование и уничтожение.

Определены особенности обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации. При этом действия с такими сведениями в отношении каждого из лиц производятся при непосредственном участии человека. Предусмотрено, что в таком случае данные должны отделяться от другой информации (путем фиксации их на отдельных материальных носителях, в специальных разделах или на полях форм). При использовании типовых форм документов, в которые может быть включена информация о лице, необходимо соблюдать определенные условия. Так, если нужно письменное согласие гражданина на работу с его данными, типовая форма должна иметь поле, в котором он может поставить отметку о своем согласии на обработку его сведений без применения автоматизации.

Лица, работающие со сведениями без использования автоматизированных средств, должны знать о способе и особенностях их обработки, категориях данных. При этом в отношении каждой категории следует определить место хранения материальных носителей и установить перечень лиц, причастных к обработке.

Постановление вступает в силу по истечении 1 месяца со дня его официального опубликования.

Постановление Правительства РФ от 15 сентября 2008 г. N 687 «Об утверждении Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации»

Настоящее постановление вступает в силу по истечении одного месяца со дня его официального опубликования

Текст постановления опубликован в «Российской газете» от 24 сентября 2008 г. N 200, в Собрании законодательства Российской Федерации от 22 сентября 2008 г. N 38 ст. 4320

Источник: http://base.garant.ru/193875/

Автоматизированная и неавтоматизированная обработка персональных данных

Существует два вида обработки персональных данных: автоматизированный и неавтоматизированный.

Неавтоматизированная обработка персональных данных осуществляется в соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 сентября 2008 г. N 687 г. «Об утверждении Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации».

Обработка персональных данных является неавтоматизированной, если осуществляется при непосредственном участии человека.

Персональные данные при их обработке, осуществляемой без использования средств автоматизации, должны обособляться от иной информации, в частности, путем фиксации их на отдельных материальных носителях, в специальных разделах или на полях форм (бланков). Не допускается фиксация на одном материальном носителе персональных данных, цели обработки которых заведомо не совместимы. Для обработки различных категорий ПД для каждой из них должен использоваться отдельный материальный носитель[10].

Пункты 1 и 2 Постановления РФ помогают решить вопрос о том, какие системы являются автоматизированными, а какие нет. Процитируем их:

1. Обработка персональных данных, содержащихся в информационной системе персональных данных либо извлеченных из такой Системы считается осуществленной без использования средств автоматизации (неавтоматизированной), если такие действия с персональными данными, как использование, уточнение, распространение, уничтожение персональных данных в отношении каждого из субъектов персональных данных, осуществляются при непосредственном участии человека.
2. Обработка персональных данных не может быть признана осуществляемой с использованием средств автоматизации только на том основании, что персональные данные содержатся в информационной системе персональных данных либо были извлечены из нее.

При этом оператор также может совершить ошибку, неправильно трактуя данные пункты. Дело в том, что почти во всех операциях по обработке ПД участвует человек, но это не значит, что обработка неавтоматизированная. Достаточно просто сохранить информацию в виде файла на компьютере – и обработка тут же станет автоматизированной. Примером неавтоматизированной обработки может стать выдача бумажного одноразового пропуска на территорию организации или талончика к врачу.

Для более детального определения автоматизированной системы обработки ПД обратимся к Конвенции «О защите физических лиц при автоматизированной обработке ПД» от 28 января 1981 года. Данный документ вводит понятие «автоматизированный файл» – любой комплекс данных, подвергающихся автоматизированной обработке. И, соответственно, «автоматизированная обработка» включает следующие операции, осуществляемые полностью или частично с помощью автоматизированных средств: хранение данных, осуществление логических и/или арифметических операций с этими данными, их изменение, уничтожение, поиск или распространение [11].

Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском:

Лучшие изречения: Студент — человек, постоянно откладывающий неизбежность. 10993 —

| 7442 — или читать все.

Источник: http://studopedia.ru/2_85684_avtomatizirovannaya-i-neavtomatizirovannaya-obrabotka-personalnih-dannih.html

Пусть меня научат. Обработка персональных данных без использования средств автоматизации

Персональные данные – это категория информации, принадлежащая гражданам страны. В связи с тем, что персональные сведения должны оставаться конфиденциальными, закон налагает на операторов ПДн ряд обязательств, в том числе при обработке персональных данных осуществляемой без использования средств автоматизации. В материале мы дадим исчерпывающую характеристику обработке ПДн неавтоматизированного типа, поговорим об особенностях таких операций и предоставим пошаговую инструкцию реализации вышеуказанного процесса.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (800) 350-22-67 . Это быстро и бесплатно !

Что такое?

Неавтоматизированные методы

Аппараты, устройства, используемые для работы со сведениями персонального характера с участием человека называются неавтоматизированными. Они призваны обеспечить работу с информацией, ее хранение, уточнение, извлечение или уничтожение, при этом, не могут служить инструментами компьютеризации данных и не позволяют работать с большими массивами информации – операция со сведениями каждого субъекта ПД проводится отдельно и вручную оператором.

Учет личной информации такими способами

Определение обработки ПДн неавтоматизированного типа находим в Постановлении Правительства РФ от 15 сентября 2008 года № 678 «Об утверждении Положения об особенностях обработки ПДн, осуществляемой без использования инструментов автоматизации» (а о том, что такое автоматизированная обработка персональных данных, читайте тут). В документе указано, под ручной работой с ведомостями подразумевается один из процессов, например, использование, уточнение, распространение, обезличивание или уничтожение информации при непосредственном участии человека.

В этом же постановлении находим следующее уточнение: процесс не признается автоматизированным только на основании того, что сведения (ПДн) содержатся или извлекаются из информационной системы.

На практике у операторов ПД довольно часто возникают проблемы с тем, к какому виду отнести ту или иную операцию с информацией. Ведь компьютеры – авто-инструменты – используются практически постоянно, ими оснащены рабочие места. При этом, использовать такую технику можно по разному – иногда человек контролирует каждую операцию, а иногда вычислительная аппаратура справляется сама. Своеобразную точку в этом деле можно поставить, вернувшись к Постановлению правительства №678.

Что это означает на практике?

Если оператор ПД берет папку с персональными сведениями и удаляет ее с компьютера – это автоматизированная обработка. Если оператор заполняет с помощью клавиатуры формуляр для каждого клиента-субъекта ПДн – это неавтоматизированная работа. Споры возникает относительно хранения сведений в компьютере – ведущую роль здесь играет формат хранения – групповой, предусматривающий авто-операции, или индивидуальный – для обработки каждого документа отдельно от остальных.

Нюансы

Следует отметить, что особенности неавтоматической обработки указаны в Постановлении российского Правительства № 678.

Они охватывают нормативы, определяющие, как сведения должны храниться, использоваться и обрабатываться.

• Обособление. ПД необходимо хранить отдельно от иных ведомостей, это можно реализовать при помощи фиксации данных на отдельных материальных носителях, в специальных разделах. Если персональные сведения собирались с разными целями обработки и заведомо несовместимы, следует для каждой категории данных использовать свой материальный носитель.
• Информирование сотрудников. Лица, на которых возлагается функция работы с ПДн, должны быть проинформированы о том, с какой информацией они столкнулись (речь идет о категории информации, особенностях и правилах обработки, установленных государством или локальными актами).
• Оформление материального носителя. Допускается использование типовых форм, формуляров и бланков, однако при выполнении следующих условий:

1. Указание сведений о цели обработки, наименования оператора, адреса компании, ФИО и адреса субъекта ПДн, источника получения ведомостей, сроках обработки. Кроме этого, форма должна содержать перечень действий, планируемых к осуществлению с данными и общее описание способов, используемых при работе с информацией.
2. Наличие поля, предназначенного для отметки субъекта ПД о своем согласии на предоставление сведений конфиденциального характера оператору.
3. Реализация возможности ознакомления субъекта ПД со своими персональными данными, при этом, важно, чтобы у такого субъекта не было доступа к ПДн других граждан.
4. Отсутствие объединенных полей для данных, собранных с разными целями.

Ведение журнала с ПД. Если оператору необходимо вести журнал ПДн для организации однократных пропусков субъектов на свою территорию, следует выполнять определенные условия:

1. разработать акт, в котором указать цели, способы, сроки работы с ПДн и перечень людей, имеющих к нему доступ;
2. заносить данные не более одного раза при оформлении одного пропуска;
3. не копировать их.

Использование части ПД на материальном носителе. Не допускается распространение материального носителя, если планируется использовать только часть сведений. В таком случае закон требует от оператора скопировать нужную часть, и обеспечить конфиденциальность другой половины ведомостей.

Пошаговая инструкция

Разработка нормативного акта, регулирующего процесс обработки ПД.

1. Назначение ответственных за работу с информацией лиц.
2. Информирование ответственных лиц о факте обработки ими конфиденциальной информации, их обязанностях, функциях и запрещенных действиях.
3. Разработка помещения для хранения конфиденциальных данных, журнала (при необходимости), бланков, специальных форм или материальных носителей.
4. Взятие у субъектов ПД разрешения на обработку информации.
5. Фиксация данных на материальном носителе (при этом, важно обеспечить выполнение норматив относительно хранения таких данных – чтобы конфиденциальные сведения хранились отдельно от информации, собранной с иными целями).
6. Обработка данных.
7. Уничтожение или обезличивание сведений после завершения работы с данными.

Особенности положения ПДн

В обязательном порядке в документ по ПД включаются следующие разделы:

Как видите, для определения порядка обработки сведений конфиденциального характера вручную в России было принято специальное постановление правительства. В нем указано, в каких случаях обработку следует считать неавтоматизированной, и как работать с материальными носителями информации.

Перед началом обработки сведений необходимо разработать нормативный акт, проконсультировать работников и позаботиться о том, чтобы материальный носитель отвечал основным требованиям, прописанным в современном законодательстве.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:

Источник: http://101million.com/personal/priem-na-rabotu/konfidentsialnaya-informatsiya/personalnye-dannye/obrabotka/bez-ispolzovaniya-avtomatizatsii.html

Обработка персональных данных без использования средств автоматизации

Самое главное понять, что именно с определения границ обработки персональных данных необходимо начинать работы по выполнению законодательных требований, то есть определить объем данных и все случаи их обработки. Отдельно можно довольно долго говорить о законности обработки тех или иных материальных носителей (например, ксерокопии паспорта в личном деле работника), но в данной статье будем исходить из того, что ваши материальные носители персональных данных обрабатываются строго в соответствии с принципами, закрепленными статьей 5 Федерального закона «О персональных данных».

Вообще закон почти не разделяет требования для разных видов обработки персональных данных, кроме статьи 19, в которой почти в каждом пункте части 2 речь идет об обработке в информационных системах. Главное, чтобы обработка персональных данных без использования средств автоматизации выполнялась с соблюдением принципов и в случаях, установленных законом. Но кроме закона, существует подзаконный акт, специально регулирующий обработку персональных данных без использования средств автоматизации – Постановление Правительства Российской Федерации «Об утверждении Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации» № 687 от 15.09.2008 (далее по тексту — ПП 687). На нем и задержим ваше внимание. Разбирать все пункты ПП 687 не имеет смысла. Обратим внимание на «самые важные» и на те, несоблюдение которых чаще всего приводит к нарушениям.

Перейдем сразу к пункту 6. В нем говорится: «Лица, осуществляющие обработку персональных данных без использования средств автоматизации, должны быть проинформированы о факте обработки ими персональных данных,…, категориях обрабатываемых персональных данных,…, а так же об особенностях и правилах осуществления такой обработки…». Данный пункт часто является поводом для наказания операторов. Он не так уж прост, как кажется. На заре формирования практики выполнения законодательства о персональных данных существовало мнение, что все эти сведения – факт обработки персональных данных, категории персональных данных и правила осуществления обработки – должны быть в должностных инструкциях соответствующих лиц.

Но данная практика не показала своей дееспособности, так как должностные инструкции каждого работника менять не очень удобно (мягко сказано), тем более, что если, например, поменяются внутренние правила обработки, придется менять опять все должностные инструкции. Более удобно создать общие документы, с которыми проще всех ознакомить под роспись и решить требования пункта 6 ПП 687. Разберем подробнее, с чем же именно нужно ознакомить работников и как это лучше сделать. Проинформировать о факте обработки персональных данных и о категориях обрабатываемых данных можно, ознакомив работников с перечнем должностей, участвующих в обработке персональных данных, разделив этот перечень на обработку с использованием средств автоматизации и без использования средств автоматизации. Этим мы убьем двух зайцев: И ПП 687 и Постановление Правительства РФ 1119 от 01.11.2012 г. содержат требование об определении работников, участвующих в определенном виде обработки. Кроме того, ознакомив работников с перечнем персональных данных оператора, мы проинформируем его как о факте обработки, так и о категориях обрабатываемых данных. Соответственно, перечень персональных данных оператора лучше разделить по категориям персональных данных.

Закон «О персональных данных» прямо нигде не указывает, какие бывают категории. Но Постановление 1119 выделяет 4 их вида: общедоступные, специальные, биометрические и иные (то есть все, кроме первых трех). Дальше, мы рекомендуем в локальный нормативный акт оператора, регулирующий порядок обработки персональных данных (Например,- положение), включить раздел: «Особенности и правила обработки персональных данных без использования средств автоматизации», описывающий подобную обработку у оператора и, так как работники должны быть ознакомлены с этим актом, автоматически знакомим их с тем, что требует от нас пункт 6.

Дальше переходим к пункту 7 ПП 687, который часто игнорируется операторами, так как не все понимают, что же такое типовая форма. Одни считают что это, например, карточка Т-2. Но встает вопрос как выполнять подпункты «а» и «б» этого пункта? Вообще регуляторы не дают объяснений — что же это такое, но мы встречали случаи, когда оператора наказывали за несоблюдение требований к типовой форме документов. Исходя из судебной практики и текста этого пункта, можно выделить следующие особенности, характеризующие типовые документы: 1) Чтобы типовой документ стал таковым, его форма должна быть утверждена приказом руководителя. 2) Типовой документ, в контексте ПП 687, заполняется самим субъектом персональных данных. Отсюда и требования подпункта «б» о наличии поля для согласия. То есть, мы отметаем мысли о том, что карточка Т-2 это типовой документ оператора. Вообще, если решите создавать у себя типовые формы документов, — отнеситесь серьезно к этому пункту и ничего из него не забывайте.

Раздел III ПП 687 является не постоянным, но довольно частым гостем актов проверок Роскомнадзора. Пункт 13 определяет наличие трех перечней: перечня персональных данных, перечня мест хранения носителей персональных данных и перечня лиц, осуществляющих обработку персональных данных. Здесь часто операторы забывают, что места хранения нужно определить в отношении каждой категории персональных данных. Соответственно, если вы медицинское учреждение, то в перечне мест хранения нужно определить где лежат те или иные материальные носители определенной категории: карточки Т-2- в отделе кадров, договоры с платными пациентами – в регистратуре, медицинские карты пациентов в ординаторских, или же все это хранится в архиве. Тогда так и пишем: архив – персональные данные и специальные категории персональных данных.

В законодательстве не указано, как должны храниться материальные носители персональных данных. Нигде не указано, что это должны быть сейфы или железные шкафы. Нигде не говорится про пожарную или охранную сигнализацию. Вы должны понимать: пункт 15 построен так, что если из бронированного, несгораемого сейфа с четырьмя кодовыми замками украли материальные носители персональных данных и вы не сможете режимными мерами обеспечить доказательства, что это был электрик Владимир, то наказание будет неминуемо. Поэтому, при организации хранения материальных носителей персональных данных исходите из принципа ценности этой информации. Сейчас, при проведении проверочных мероприятий, Роскомнадзор будет удовлетворен, даже если у вас будут шкафы со стеклянными дверями и с элементарными замочками. Замочки должны быть обязательно. Понятно, что это не обеспечит 100%-ую защиту, но доказать, что вы не выполнили требования законодательства будет невозможно.

Существуют альтернативные варианты обеспечения защиты от несанкционированного доступа. Приведу два примера. В муниципальных медицинских учреждениях общая проблема – катастрофическая нехватка места для хранения документов. Одной из больниц мы помогали готовиться к проверке и столкнулись с такой проблемой. В маленькой комнате отдела кадров устроились четыре сотрудника и несколько тысяч личных дел. И ни одного шкафа. Ставить шкафы негде. Переселять людей некуда. В кабинете постоянно толкутся посторонние люди. В итоге решили закрыть дверь на засов и в двери сделать окно выдачи документов. Самое дешевое и простое решение проблемы. Несанкционированный доступ устранен? Да. В комнате находятся только те, кто допущен приказом. Больше ничего не надо. Получился большой шкаф с людьми и материальными носителями.

В другом случае мы помогали организовать работу с персональными данными в коллекторском агентстве. У них отдел по работе с должниками завален десятками тысяч дел на стеллажах. Хранить в шкафах в их условиях было невозможно. Решение было простое. На дверь в кабинет поставили электронный замок. Пароли раздали сотрудникам под роспись. Прописали приказами необходимые сведения, в том числе невозможность проникновения посторонних лиц, и все: несколько тысяч рублей решили проблему защиты от несанкционированного доступа для огромного массива документов. Шкафы бы вышли намного дороже, да и проверка прошла без замечаний. Главное, вы должны понимать, что комплекс режимных мер, основа которых – перечень должностей, перечень информации, перечень мест хранения, назначение ответственных, контроль и разграничение доступа – это не бесполезные фантазии, а очень важный элемент защиты информации, который, при грамотном построении, может сэкономить вам кучу денег и нервов. Но это большая тема для отдельного разговора.

Дальше пункт 15 подложил свинью для многих операторов, которые пострадали при проверках. Он содержит требование определить: перечень мер, порядок их принятия, перечень лиц ответственных за их реализацию. Если перечень мер и порядок их реализации можно косвенно выискать в положениях и инструкциях, то ответственных за их реализацию назначают редко. Мы встречались с такими формулировками в актах проверок: «не назначено лицо, ответственное за обеспечение сохранности персональных данных и исключение несанкционированного к ним доступа». Таким образом, это уже будет третий ответственный, указанный в законодательстве, которого вы должны не забыть назначить.
Как видите, обработка персональных данных без использования средств автоматизации имеет свои секреты и нюансы. В этой статье освещены не все, но наиболее интересные. Надеюсь, что данная статья поможет вам реализовать законодательные требования в своих организациях.

Мисник Николай Анатольевич
Директор ООО «РЭАЦ «Эксперт»

Источник: http://centr.expert/mnenie/obrabotka-personalnyh-dannih-bez-ispolzovaniya-sredstv-avtomatizacii